bitkasten – Digitalisierung leicht gemacht

Mit dem bitkasten rechtssicher und DSGVO-konform elektronisch kommunizieren

Sparen Sie an Ressourcen, aber nicht an der Kommunikation mit Ihren Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern.
  • Kosteneinsparung

    Reduzieren Sie Ihre Portokosten für den Briefversand. Erzielen Sie Kosteneinsparungen von bis zu 90% für Material- und Dienstleistungen (Papier, Druck, etc.).

  • Live in 4 Wochen

    Die Zustellung erfolgt anhand der Postadresse. Es müssen keine Daten angereichert oder angepasst werden. Eine Einführung ist in vier Wochen ohne IT-Projekt möglich.

  • Zeiteinsparung

    Sparen Sie Zeit bei der Zustellung der Briefpost ein. Verschlanken Sie Ihre Prozesse durch eine schnellere und digitale Rückantwort.

  • Sicherheit

    Die Zustellung und der Informationsaustausch erfolgt digital in einer DSGVO-konformen Umgebung – ganz ohne unsichere E-Mail oder Scan-Dienstleistung.

  • Nachhaltigkeit

    Verringern Sie den CO2 Fußabdruck durch ressourcenschonende Kommunikation. Dies senkt den Papier-, Wasser- und Energieverbrauch.

Umwelt & Digitalisierung
bitkasten Logo weiß
Wie funktioniert der bitkasten
bitkasten Logo

Starten Sie mit der Umstellung auf den digitalen Briefversand. Und überführen Sie nach und nach Ihre analogen in digitale intelligente Prozesse.

Unser Stufenmodell

1. Digitalisierung sofort2. Digitalisierung & bidirektionaler rechts­sicherer Informations­austausch3. Digitalisierung Eingabeprozesse und Input Management4. Letzte „Meile“ zum Nutzer: Integration in Bestandssysteme
Umstellung auf digitale Auslieferung – live in 4 WochenUmstellung auf formularbasierten Informationsaustausch sowie digitale Vertrags­abschlüsseUmstellung auf formularbasierte EingabeprozesseVollständige Integration in bestehende Systeme
Wir übernehmen Ihre bestehenden Ausgabe-/ Druckdaten und stellen die Dokumente dem Empfänger via bitkasten App oder Web Client zu.Wir digitalisieren Ihre Formulare und Prozesse (z.B. Anträge oder Arbeitsverträge) und erstellen einen automatisierten Workflow.

Die Informationen können direkt digital weiterverarbeitet werden.

Mittels integrierter Qualifizierter elektronischer Unterschrift (QES) schließen Sie Verträge digital rechtssicher ab.
Wir digitalisieren die bestehenden Eingabeprozesse (z.B. Urlaubsantrag, Adressänderung) und erstellen einen automatisierten Workflow.

Die Informationen können direkt digital weiterverarbeitet werden
Integration in Kundenportale, Kunden-Apps, Fachverfahren, ERP Systeme, Web-Anwendungen

1. Digitalisierung sofort

Umstellung auf digitale Auslieferung – live in 4 Wochen

Wir übernehmen Ihre bestehenden Ausgabe-/Druckdaten und stellen die Dokumente dem Empfänger via bitkasten App oder WebClient zu.

2. Digitalisierung & bidirektionaler rechts­sicherer Informations­austausch

Umstellung auf formularbasierten Informationsaustausch sowie digitale Vertrags­abschlüsse

Wir digitalisieren Ihre Formulare und Prozesse (z.B. Anträge oder Arbeitsverträge) und erstellen einen automatisierten Workflow. Die Informationen können direkt digital weiterverarbeitet werden. 

Mittels integrierter Qualifizierter elektronischer Unterschrift (QES) schließen Sie Verträge digital rechtssicher ab.

3. Digitalisierung Eingabeprozesse & Input Management

Umstellung auf formularbasierte Eingabeprozesse

Wir digitalisieren die bestehenden Eingabeprozesse (z.B. Urlaubs­antrag, Adress­änderung) und erstellen einen automatisierten Workflow. Die Informationen können direkt digital weiterverarbeitet werden.

4. Letzte „Meile“ zum Nutzer: Integration in Bestandssysteme

Vollständige Integration in bestehende Systeme

Integration in Kundenportale, Kunden-Apps, Fachverfahren, ERP Systeme, Web-Anwendungen

Mit dem bitkasten sagen wir "nein" zu

No Go
  • Unsicherem E-Mail-Versand, Scan-Dienstleistung, klassischer Postzustellung

  • Briefankündigung oder digitaler Kopie per E-Mail

  • Nachsendeauftrag

  • Sicherung der Daten oder CD-Erstellung z.B. beim Ausscheiden eines Mitarbeiters (Versand von Gehaltsabrechnungen)

  • Anpassungen von IT-Prozessen oder IT-Infrastruktur

  • Installationen von Druckertreibern oder anderer Software

Mit dem bitkasten sagen Sie "Ja" zu

Digitale Zustellung Ihrer Briefpost

Briefe online versenden und Dokumenten im bitkasten bereitstellen, erfolgt anhand der Post­adresse des Empfängers.

Zur eindeutigen Authentifizierung des Post­empfängers dient der neue Personal­ausweis.

Digitaler Empfang von Information

Digitalisieren Sie Formulare und Anträge für eine Interaktion in Echtzeit. Sie erhalten die Informationen digital und können sie ohne Aufwand weiter­verarbeiten.

Rechtsverbindlicher digitaler Vertrags­abschluss

Mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) unterschreiben und versenden Sie Verträge vollständig digital und rechtssicher.

Langzeitarchiv für den Benutzer

Das Archiv ist eine Lösung für beweiswert­erhaltende Lang­zeit­aufbewahrung. Es gehört dem bitkasten Benutzer und kann von anderen nicht eingesehen werden.
Sparen Sie an Ressourcen, aber nicht an Mehrwert für Ihr Unternehmen.
  • Controlling
  • EDV / IT
  • Vertrieb
  • Personalwesen
  • Marketing
  • Nachhaltigkeit

Durch die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen hat der bitkasten einen positiven Einfluss auf Ihre internen Strukturen. Damit trägt er zu Kostensenkung, Effizienzsteigerung und Schnelligkeit bei.

Dank der digitalen Zustellung reduzieren Sie bis zu 50% der Portokosten. Zudem erzielen bis zu 90% Einsparung bei Material- und Dienstleistungskosten (Papier, Druck etc.).

Mit dem bitkasten können Sie Ihren Fachbereichen eine schnelle digitale Transformation der Kunden- oder Mitarbeiterkommunikation ohne langwieriges Projekt und ohne erhöhte Kosten anbieten.

Der bitkasten ist eine cloudbasierte Lösung, die eigenständig verwendet oder in bestehende Portale und Apps integriert werden kann. Die Zustellung der digitalen Post basiert auf der Postadresse des Empfängers. Eine IT-Anpassung ist nicht notwendig, da nur der bestehenden Datenstrom "umgeleitet" wird.

Datensicherheit durch Betrieb in deutschen Rechenzentren, hohe Skalierbarkeit und moderne Zugriffsregelungen erleichtern eine schnelle Einführung.

Einfache Implementierung 

Die Kunden bestimmen die Kommunikationsspielregeln und sind die Treiber der digitalen Transformation. Unternehmen müssen lernen, die digitalen Werkzeuge den Anforderungen und Wünschen der Nutzer anzupassen. Darauf zu hoffen, dass sich die Nutzer auf die Anbieteroptionen einlassen, wird nicht mehr reichen.

Kunden wollen sich nicht mehr in verschiedensten Portalen anmelden. Sie wollen ihre Post mobil und ortsunabhängig lesen sowie Aufgaben digital erleben. 

Durch eine schnellere Durchlaufzeit von z.B.  Vertragsdokumenten erhöht sich die Abschlussquote, da  Leads nicht "erkalten". Ein einfacher und schneller Prozess führt zudem zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

Analoge Kanäle für die Mitarbeiterkommunikation haben weiterhin ihre Daseinsberechtigung. Doch auf Grund ihrer hohen Streuverluste können Sie sich nicht auf das Schwarze Brett verlassen. Mitarbeiter zum Beispiel in einen Produktionsbetrieb mit vielen Niederlassungen auf dem Laufenden zu halten, ist damit recht schwierig.

Da braucht es eine andere Lösung. Mit dem bitkasten erhalten Ihre Mitarbeiter über eine mobile Anwendung Zugriff auf alle Dokumente. Sie können auch interne Abläufe und Anträge digital erledigen. 

Ein digitaler Onboarding-Prozess sowie eine bessere Erreichbarkeit bei der Mitarbeiterkommunikation hat einen positiven Einfluss auf die Employee Experience (EX) und damit Mitarbeiterzufriedenheit.

Weitere Informationen

DSGVO-konforme Kommunikation ist ein Muss. Mit dem bitkasten ist dies kein Problem. Auch die Frage nach dem Opt-in stellt sich nicht mehr, denn der digitale Versand der Briefpost erfolgt über die Postadresse.

Der bitkasten kann von allen Unternehmen, Verwaltungen und Behörden zugleich genutzt werden. Unabhängig vom Absender erfolgt die Zustellung immer in den digitalen Briefkasten des Empfängers. Dies erhöht die Akzeptanz des Kommunikationskanals. Zudem erreichen Sie Ihren Kunden orts- und zeitunabhängig, was sich positiv auf die Öffnungs- bzw. Leserate auswirkt.

Wir müssen uns unserer Verantwortung gegenüber der Umwelt und den Ressourcen stellen. Der bitkasten ermöglicht eine ressourcenschonende Kommunikation und ist damit ein Element zur Unterstützung Ihrer Nachhaltigkeitsstrategie. 

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