Kurzanleitung bitkasten

Du findest im Posteingang alle für dich im bitkasten digital bereitgestellten Dokumente. Bitte führe nach dem Öffnen des Dokuments eine Aktion durch, wie zum Beispiel herunterladen, per E-Mail weiterleiten oder archivieren.

Der Hintergrund ist, dass deine Versender eine Vorhaltezeit für die Bereitstellung von Dokumenten vorgeben. So lange ist das Dokument für dich im bitkasten Posteingang verfügbar.

Nach Ablauf der Vorhaltezeit und ohne ausgeführte Aktion wird das Dokument aus dem Posteingang entfernt (mögliche Folgeprozesse: Zustellung in Papierform per Post oder automatisierte Ablage im Archiv). Was mit deinem Dokument genau passiert wird dir in der Spalte „Status“ angezeigt.

Dies ist eine bitkasten-Standardfunktion, um sicherzustellen, dass deine Dokumente sicher aufgehoben sind und nicht verloren gehen.

Du kannst all deine Dokumente in Form einer Listenansicht auf einen Blick in deinem Posteingang finden. Die ungelesenen Dokumente werden dir grün markiert angezeigt, die bereits gelesenen oder weitergeleiteten Dokumente ohne grüne Markierung. 

Erläuterung zu den einzelnen Spalten

• In der ersten Spalte wird der Dateiname angezeigt, mit dieser Bezeichnung werden die Daten vom Versender an den bitkasten übergeben. Der Dateiname setzt sich aus Dokumententyp, Datum und einer internen bitkasten ID zusammen.

• In der zweiten Spalte wird der Versender des Dokuments aufgeführt, somit weißt du sofort von welchem Versender das Dokument kam.

• In der dritten Spalte findest du den Dokumententyp, sprich um was für ein Dokument es sich handelt.

• Die Angaben in der vierten und fünften Spalte lassen sich wie folgt erklären:

In der vierten Spalte wird das Datum der Einlieferung des Dokuments durch deinen Versender angezeigt und in der fünften Spalte der Status – sprich, was ist bisher mit dem Dokument passiert. Der Status kann zum Beispiel sein:

• Gelesen

• Weitergeleitet

• Postversand

• Archiviert

Du weißt somit immer, wo sich dein Dokument befindet und was damit ggf. passieren wird.

Dokumente filtern

Du hast die Möglichkeit die für dich eingegangenen Dokumente im Posteingang zu filtern. Du kannst nach Versendern oder nach Dokumententyp filtern. Klicke dafür auf das Filter-Symbol in der jeweiligen Spalte. Es öffnet sich ein Drop-Down Menü. Wähle nun den Versender oder Dokumententyp aus, nach dem du filtern möchtest. Die Ansicht im Posteingang wird automatisch angepasst.

Der Filter wird wieder zurückgesetzt, sobald du die Sendungsübersicht im Posteingang verlässt.

Dokumente sortieren

Deine Dokumente im Posteingang kannst du nach

• Dateinamen

• Versender

• Empfangsdatum (Eingangsdatum)

sortieren. Du kannst die Ansicht in deinem Posteingang beliebig anpassen, indem du rechts neben der Spaltenbezeichnung auf das Symbol mit den zwei Pfeilen klickst. Die Ansicht wird automatisch aktualisiert. Verlässt Du den Posteingang so wird die Ansicht wieder zurückgesetzt.

Du erhältst von deinen Versendern digital Post über den bitkasten. Das können zum Beispiel einfache Dokumente wie Personaldokumente oder allgemeine Informationen sein, aber auch Formulare bzw. Anträge, die du im bitkasten aufrufen, ausfüllen, unterschreiben und an deinen Versender direkt zurückschicken kannst.

Diese werden mit einem Stiftsymbol rechts neben dem Dateinamen gekennzeichnet, somit erkennst du auf Anhieb, dass hier etwas zu tun ist bzw. du hier etwas ausfüllen, ggf. unterschreiben und zurückschicken sollst.

Den Aufruf kannst du ausführen, indem du mit der Maus auf den Dateinamen klickst. Alternativ kannst du auf das Stiftsymbol mit der Maus klicken. Beide Wege sind möglich.

Das auszufüllende bzw. zu unterschreibende Dokument öffnet sich automatisch und du kannst deine Angaben dort machen. Im Dokument ist deine digitale Unterschrift erforderlich. Das kann eine einfache elektronische Signatur sein oder es kann erforderlich sein, dass du mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben musst.

Am Ende kannst du das ausgefüllte und  unterschriebene Dokument direkt an deinen Versender zurückschicken. Eine Kopie davon wird dir automatisch zur Verfügung gestellt.

Klicke rechts neben dem Dateinamen auf die drei Punkte.

• Es öffnet sich ein Auswahlmenü

• Öffnen anklicken

• Dokumentenansicht öffnet sich automatisch

Alternativ kannst du auch einfach auf den Dateinamen mit der Maus klicken, um in die Dokumentenansicht zu gelangen. Zurück in die Sendungsübersicht gelangst du über den Pfeil oben links im grauen Bereich, in dem der Dateiname steht.

bitkasten Webanwendung: Klicke in der Sendungsübersicht auf das Drei-Punkt-Menü neben dem Dateinamen und anschließend auf  „Herunterladen“. Nach erfolgreichem Download kannst du das Dokument öffnen und an einem beliebigen Speicherort deiner Wahl ablegen.

Wenn du dich im Dokument befindest, kannst du das Dokument über den Button „Dokument speichern“ oben rechts im PDF Viewer herunterladen, um es zum Beispiel lokal auf deinem Rechner ablegen zu können.

bitkasten Android App: Nutze die „Teilen“ Funktion in der Sendungsübersicht über das Drei-Punkt-Menü neben dem Dateinamen. Du kannst das Dokument dann über eine App wie z. B. Google Files herunterladen oder direkt in eine andere App teilen.

Um ein Dokument weiterleiten zu können klicke auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wähle „Weiterleiten“ aus. Es öffnet sich ein Fenster und eine Auflistung der möglichen Optionen wird dir angezeigt.

Hier werden dir alle von dir erstellten Zustellkanäle in deinen Einstellungen angezeigt. Wähle nun deinen Wunsch-Zustellkanal aus, indem du in das weiße Kästchen links mit der Maus klickst. Es wird automatisch ein grüner Haken gesetzt – klicke nun auf „Senden“. Fertig.

Die Anleitung, wie du einen Zustellkanal in den Einstellungen hinterlegst findest du in unseren Kurzanleitungen unter „E-Mail-Adresse als Zustellkanal hinterlegen & verifizieren“.

Um ein Dokument zu drucken klicke auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wähle „Drucken“ aus. Es öffnet sich automatisch das Fenster mit den Druckeinstellungen, die du festlegen kannst. Anschließend auf Drucken klicken – fertig.

Solltest du noch keinen Drucker auf deinem Endgerät eingerichtet haben ist dies vor dem Drucken aus dem bitkasten heraus durchzuführen. 

Um ein Dokument zu archivieren klicke auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wähle „Archivieren“ aus. Es öffnet sich ein Fenster und eine Auflistung deiner verfügbaren, von dir angelegten Archivordner erscheint. Klicke mit der Maus den gewünschten Zielordner an – der Archivierungsprozess wird automatisch gestartet und kann ein paar Augenblicke in Anspruch nehmen, bis er abgeschlossen ist. Du findest dein Dokument nun in dem von dir ausgewähltem Archivordner.

Um ein Dokument zu löschen klicke auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wähle „Löschen“ aus. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage, ob du das Dokument auch wirklich löschen möchtest. Klicke mit der Maus auf „Ja“, wenn du den Löschprozess weiter ausführen möchtest. Das Dokument wird anschließend aus deinem Posteingang gelöscht. Dokumente und Ordner, die du aus dem bitkasten löscht, findest du für 90 Tage im Papierkorb. Dort kannst du sie bei Bedarf wieder herstellen.

Wenn du den Löschprozess abbrechen möchtest dann klicke bei der Sicherheitsabfrage auf „Nein“.

Versender können ihren Nutzer:innen (Mitarbeiter:innen, Kund:innen etc.) Online-Services zur Verfügung stellen. Dies kann beispielsweise ein Formular für Adressänderung, ein Urlaubsantrag oder eine Krankmeldung sein. Um die Services des Versenders nutzen zu können ist es wichtig, dass du deine Zustimmung für diesen Versender gegeben hast. Ohne das sind die Services nicht nutzbar.

Das bitkasten Archiv gehört dir als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Du kannst das Archiv verwalten, wie du es möchtest.

Über die Suchfunktion in deinem persönlichen Archiv kannst du bestimmte Dokumente schnell und einfach finden. Gib einfach den Namen des Dokuments ein und bestätige die Suche. Nach Eingabe wird der geöffnete Ordner durchsucht.

Neuen Ordner anlegen

1. Menüpunkt Archiv auswählen.
2. Button „Neuer Ordner“ anklicken.
3. Fenster öffnet sich.
4. Name für Ordner eingeben – Neuen Ordner anlegen.
5. Neuer Ordner erscheint in Archivansicht.

Neuen Unterordner anlegen

1. Öffne den Hauptordner.
2. Button Neuer Ordner anklicken.
3. Fenster öffnet sich.
4. Namen für Ordner eingeben – Neuen Ordner anlegen.
5. Neuer Unterordner erscheint in Archivansicht.

Ordner umbenennen

1. Menüpunkt Archiv auswählen.
2. Neben Ordner rechts „Drei Punkte“ anklicken.
3. Umbenennen anklicken.
4. Fenster öffnet sich.
5. Name für Ordner eingeben –Ordner Umbenennen anklicken.
6. Ordner wird mit neuem Namen in der Archivansicht angezeigt.

Ordner oder Unterordner verschieben

1. Menüpunkt Archiv auswählen.
2. Neben Ordner rechts „Drei Punkte“ anklicken.
3. Verschieben anklicken.
4. Fenster öffnet sich.
5. Neuen Zielordner auswählen – auf Verschieben klicken.
6. Ordner / Unterordner wird im gewünschten Ordner in der Archivansicht angezeigt.

Ordner löschen

1. Menüpunkt Archiv auswählen.
2. Neben Ordner rechts „Drei Punkte“ anklicken.
3. Löschen anklicken.
4. Fenster öffnet sich.
5. Sicherheitsabfrage, ob du die Aktion wirklich ausführen möchtest, mit JA bestätigen.
6. Eine Erfolgsmeldung wird eingeblendet.
7. Ordner wird nicht mehr in der Übersicht angezeigt, er ist gelöscht. Den Ordner findest du für 90 Tage im Papierkorb. Dort kannst du ihn bei Bedarf wieder herstellen.

Dokument hochladen

1. Menüpunkt Archiv auswählen.
2. Button Hochladen anklicken.
3. „+ Auswählen“ anklicken.
4. Dokument auswählen, welches hochgeladen werden soll.
5. Hochladen anklicken
6. Fertig!

Dokument umbenennen

1. Menüpunkt Archiv auswählen.
2. Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken.
3. Umbenennen anklicken.
4. Fenster öffnet sich.
5. Name für Dokument eingeben – Dokument Umbenennen anklicken.
6. Dokument mit neuem Namen wird in der Archivansicht angezeigt.

Dokument verschieben

1. Menüpunkt Archiv auswählen.
2. Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken.
3. Verschieben anklicken.
4. Fenster öffnet sich.
5. Neuen Zielordner auswählen.
6. Dokument wird im gewünschten Ordner in der Archivansicht angezeigt.

Dokument herunterladen

1. Menüpunkt Archiv auswählen.
2. Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken.
3. Herunterladen anklicken.
4. Fenster öffnet sich.
5. Dokument wird als PDF angezeigt und kann nun lokal gespeichert werden.
6. Bilddateien werden automatisch beim Anklicken heruntergeladen.

Dokument löschen

1. Menüpunkt Archiv auswählen.
2. Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken.
3. Löschen anklicken.
4. Sicherheitsabfrage, ob Du die Aktion wirklich ausführen möchtest, mit JA bestätigen.
5. Eine Erfolgsmeldung wird eingeblendet.
6. Dokument wird nicht mehr in der Übersicht angezeigt, ist gelöscht. Das Dokument findest du für 90 Tage im Papierkorb. Dort kannst du es bei Bedarf wieder herstellen.

So funktioniert´s

• Gehe in dein Archiv
• Wähle den Zielordner aus, in den du Dokumente hochladen möchtest
• Klicke auf den Button „Hochladen“
• + Auswählen
• Datei auswählen
• Hochladen anklicken
• Fertig!

Für noch mehr Sicherheit kannst du deinen bitkasten neben deinem Passwort mit einem zweiten Sicherheitsschritt schützen. 

Du gibst bei jedem Login nach der Eingabe des Passwortes einen einmaligen Zugangscode ein.

Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren gehe wie folgt vor:

Lade dir im ersten Schritt eine Authentifizierungs-App auf dein Smartphone.

Beispiele Authentifizierungs-App:

• Authy

• Microsoft Authenticator

• Google Authenticator

Melde dich nun im bitkasten an und gehe in deinen Einstellungen unter Sicherheit.

• Klicke unter dem Menüpunkt „Zwei-Faktor-Authentifizierung auf „Jetzt aktivieren“.

• Es öffnet sich ein Fenster „Zwei-Faktor-Authentifizierung bestätigen“.

• Um die Aktivierung zu bestätigen ist die Eingabe deines bitkasten Passworts erforderlich. Gib dieses ein und klicke auf „Annehmen“.

• Es öffnet sich ein Fenster mit einem QR Code, den du mit der Authentifizierungs-App, die du zu Beginn heruntergeladen hast, abfotografierst.

• In deiner Authentifizierungs-App wird dir ein Zahlencode, den wir an deine App schicken, angezeigt. 

• Gib diesen im WebClient in dem Zahlencode Feld ein und klicke anschließend auf „Annehmen“.

• In deinen Einstellungen wird dir dein Ersatzcode angezeigt. Hebe diesen sicher auf. Diesen benötigst du wieder, wenn du keinen Zugriff mehr auf deine Authentifizierungs-App hast.

• Klicke im letzten Schritt auf „Fertig“.

Dein bitkasten Zugang ist jetzt 2-fach geschützt, die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist aktiviert. Bei jeder Anmeldung gibst du einen neuen Zugangscode ein, den wir an deine Authentifizierungs-App schicken.

Wähle in Einstellungen den Menüpunkt „Zugangsdaten“. Bei Benutzername verwalten, kannst du deinen Benutzernamen beliebig ändern. Dein aktueller Benutzername wird dir fett angezeigt. In der Zeile darunter kannst du einen neuen, mindestens 6 Zeichen langen, Benutzernamen vergeben. Wenn du auf „Speichern“ klickst, öffnet sich ein Fenster, in dem du zur Bestätigung dein aktuelles Passwort eingeben musst. Klicke auf „Bestätigen“ und fertig.

Du kannst dein Passwort jederzeit ändern. Dafür gibt es konkrete Vorgaben zur Länge und den „Arten“ der Zeichen, welche das neue Passwort beinhalten muss.

Regeln für ein sicheres Passwort:

• Mindestens 12 Zeichen Länge
• Mindestens ein Kleinbuchstabe ( a – z )
• Mindestens ein Großbuchstabe ( A – Z )
• Mindestens eine Ziffer ( 0 – 9 )
• Mindestens eins der angegebenen Sonderzeichen ( #^+=!*()<>{}/%@&?;:.~_- )

Info: Umlaute ( ä, ü, ö ) sind nicht erlaubt.

Vorgehensweise Passwort ändern

• Gehe in deinen Einstellungen unter „Zugangsdaten“ auf Passwort verwalten.

• In der ersten Zeile muss das „alte“ Passwort eingegeben werden.

• In den zwei darauffolgenden Zeilen muss das neue Passwort eingetragen werden.

• Speichern.

• Bei der nächsten Anmeldung ist das neue Passwort einzugeben.

Du kannst dir eine Benachrichtigung per E-Mail schicken lassen, sobald ein neues Dokument in deinem bitkasten eingeht. Gehe dafür in Einstellungen > Benachrichtigungen und setze einen Haken bei Benachrichtigungen. Die E-Mail-Adresse für die Benachrichtigungen kannst du unter Einstellungen > Meine Daten als primäre E-Mail-Adresse hinterlegen. 

Wenn du noch keine primäre Adresse eingerichtet hast, kannst du diese unter Einstellungen/Meine Daten hinterlegen. Gehe dafür wie folgt vor:

1. Klicke auf den Button „+ Hinzufügen“
2. Gib deine E-Mail-Adresse ein und bestätige diese, indem du auf den Haken klickst.
3. Dir wird an diese E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem Bestätigungslink für die Aktivierung zugeschickt. 
4. Klicke den Link in der E-Mail an. Alternativ kannst du den Link in der E-Mail kopieren und im Browser öffnen.
5. Es erscheint auf einer Folgeseite die Erfolgsmeldung, dass die E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert wurde.
6. Wenn du nur eine E-Mail-Adresse hinterlegt hast, wird dir diese als „primär“ angezeigt. Solltest du bereits eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, ist die zweite „aktiv“.
7. Durch Klicken auf den Stern neben der aktiven E-Mail-Adresse kannst du diese auf primär setzen und beispielsweise für die Funktion „Passwort vergessen“ nutzen.

Du kannst alle deine Dokumente direkt nach Eingang im bitkasten per E-Mail weiterleiten und/oder archivieren lassen. Deine E-Mail-Adressen kannst du unter „Meine Daten“ verwalten, Archivordner kannst du in deinem „persönlichen Archiv“ anlegen.

Alle Dokumente weiterleiten

Der Begriff „Standardweiterleitung“ steht für eine Weiterleitung aller Dokumente. Eine individuelle Weiterleitung von bestimmten Dokumententypen oder von Dokumenten eines bestimmten Versenders ist unter Versenderbezogene Weiterleitung einzurichten.

Eine Standardweiterleitung kannst du in Einstellungen > Weiterleitung einrichten. Es gibt die Unterscheidung zwischen der Weiterleitung aller eingehender Dokumente an deine E-Mail-Adresse oder in einen Archivordner. Wähle über das Dropdown Menü die gewünschte E-Mail-Adresse oder den Archivordner aus. 

Versenderbezogene Weiterleitung

Gehe wie folgt vor:

1. Kachel Versender anklicken.
2. Liste aller Dokumententypen wird angezeigt.
3. E-Mail-Adresse oder Archivordner im Dropdown Menü auswählen.
4. Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel).
5. Auswahl kann über das erneute Anklicken der Check-Box (E-Mail) oder durch Klicken auf das „X“ (Archiv) rückgängig gemacht werden.

Wenn du dich das erste Mal im bitkasten anmeldest, wird eine Meldung angezeigt, dass du für bestimmte Versender nun Einstellungen vornehmen kannst. Genauer gesagt heißt das, du kannst für bestimmte Versender deine Zustimmung für die digitale Zustellung von Post geben. Ohne diese Zustimmung kann keine Post digital über den bitkasten zugestellt und es können keine Services des Versenders genutzt werden.

Gehe in deinen Einstellungen unter Digitale Zustellung und klicke auf „Ändern“. Du wirst gefragt, ob du deine Zustelloptionen ändern möchtest – in dem Fall bestätige die Meldung mit OK. Der Prozess der Zustimmung kann von Versender zu Versender unterschiedlich sein. Es gibt Versender, die auf eine schriftliche Einwilligung bestehen und dafür ein Formular bereitstellen. Dieses ist von dir auszufüllen und an den Versender zurückzusenden. Andere bestehen nicht auf solch einen Prozess.

Auch nach der Erstanmeldung kannst du deine Versender in deinen Einstellungen verwalten. Zudem werden dir Versender, von denen du Post digital erhalten kannst / möchtest, bei der Anmeldung angezeigt und du kannst deine Zustimmung für diese geben.

Digitale Zustellung / Status Erläuterung

Nicht definiert = Hier ist noch etwas zu tun. Du hast für diesen Versender noch keine Zustimmung zur digitalen Zustellung gegeben. Klicke auf den Button „Ändern“. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchtest du deine Zustellpräferenz ändern?“. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Danach wechselt der Status von Nicht definiert auf Eingewilligt.

Eingewilligt = Du hast deine Zustimmung bereits gegeben und hast vollständigen Zugriff auf alle Services und Funktionen, die dieser Versender für dich bereitgestellt hat. Du kannst deine Zustimmung jederzeit widerrufen, in dem du auf den Button „Ändern“ klickst. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchtest du deine Zustellpräferenz ändern?“ Bestätige diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Widerrufserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Der Status wechselt automatisch auf Widerrufen.

Widerrufen = Du hast deine Zustimmung für diesen Versender widerrufen und erhältst keine digitale Post mehr. Du kannst deine Zustimmung jederzeit wieder geben, indem du auf den Button „Ändern“ klickst. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchtest du deine Zustellpräferenz ändern?“ Bestätige diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Der Status wechselt automatisch auf Eingewilligt.

Wenn du den bitkasten gänzlich nicht mehr nutzen möchtest, klicke auf “Deaktivieren”. Bitte beachte, dass durch eine Deaktivierung kein Zugriff mehr auf das Archiv möglich ist. Wenn du allerdings in deinen Einstellungen unter Digitale Zustellung „nur“ die Zustellung bitkasten für deine(n) Versender widerrufst, bleibt das bitkasten-Archiv weiterhin für dich verfügbar.

Nachdem die E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert wurde kannst du diese durch Klicken auf das Stern-Symbol auf „primär“ stellen. Die neu als primär gesetzte E-Mail-Adresse kann alternativ zum Benutzernamen bei der Anmeldung und – im Fall der Fälle, falls das Passwort vergessen wird – für den Passwort vergessen Prozess genutzt werden.

Wenn du dein Passwort vergessen hast, kannst du dieses auf der bitkasten Anmeldeseite neu vergeben.

1. Klicke dafür auf „Passwort vergessen“.

2. Du wirst auf eine neue Seite im Browser geleitet.

3. Gib hier deine primäre E-Mail-Adresse ein (die du bereits hinterlegt hast).

4. Anschließend auf „Passwort zurücksetzen“ klicken.

5. Dir wird eine E-Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet (bitte Posteingang prüfen, ggf. SPAM, JUNK Ordner prüfen).

6. In der E-Mail auf den Button „Passwort neu setzen“ klicken.

7. Es öffnet sich die Seite, auf der du dir dein neues Passwort vergeben kannst.

8. Nach Bestätigen bitte in der Meldung auf „Zurück zur Anmeldung“ klicken.

Unter Hilfe findest du unsere FAQ, Kurzanleitungen und unser Supportformular. Die FAQs und Kurzanleitungen sollen dir bei einfachen Problemstellungen und Fragen helfen. Über das Supportformular kannst du uns technische oder fachliche Rückfragen übermitteln.

Die Versionsnummer findest unter dem Menüpunkt „Hilfe“. Wenn du noch nicht angemeldet bist, findest du die Versionsnummer auf der Anmeldeseite unter „Wir helfen dir gerne!“. Diese ist u.a. wichtig, wenn du einen Supportfall melden möchtest, bei dem es beispielsweise wichtig ist, ob du die aktuelle Version des bitkasten verwendest.