Kurzanleitung :::bitkasten APP für Android

Kurzanleitung :::bitkasten APP für Android

Du findest in Deinem Posteingang alle für Dich elektronisch bereitgestellten Dokumente. Du kannst das Dokument im Posteingang ansehen, in dem Du es einfach mit dem Finger antippst. Im nächsten Schritt kannst Du entscheiden, was Du mit Deinen Dokumenten machen möchtest. Du hast Die Auswahl zwischen

  • Herunterladen / Exportieren,

  • Per E-Mail weiterleiten,

  • Archivieren,

  • Löschen.

Es ist sinnvoll nach dem Öffnen des Dokuments eine Aktion auszuführen. Hintergrund ist, dass uns Dein Versender eine Vorhaltezeit für die Bereitstellung von Dokumenten vorgibt, sprich wie lange die Dokumente elektronisch für Dich im :::bitkasten bereitstehen sollen. So lange ist das Dokument für Dich im :::bitkasten verfügbar.

Solltest Du nicht innerhalb dieser Vorhaltezeit das Dokument elektronisch „abholen“ so wir das Dokument im Standard ausgedruckt und klassisch per Post zugestellt. Alternativ kann der Versender auch eine automatische Archivierung nach Ablauf der Vorhaltezeit angeben. Dann findest Du Deine Dokumente in Deinem Archiv.

Drücke etwas länger mit dem Finger das Dokument an, bis oben rechts „Aktion auswählen“ und „Öffnen“ erscheint. Klicke darauf – es erscheint eine Auswahl:

  • Archiv (Dokument im persönlichen Archiv ablegen),

  • Dokument weiterleiten (z. B. per E-Mail),

  • Dokument exportieren (auf Device, Dropbox, etc.),

  • Löschen.

Welche Option Du wählst ist allein Dir überlassen. Wenn Du das Dokument „nur“ anschauen möchtest, gehe auf „Öffnen“.

Um ein Dokument im Posteingang weiterzuleiten, tippe das Dokument mit dem Finger an, bis oben rechts „Aktion auswählen“ erscheint. Klicke darauf und wähle die Option Dokument weiterleiten aus. Es werden Dir alle von Dir hinterlegten Zustellkanäle angezeigt. Triff hier Deine Auswahl. Wurde das Dokument erfolgreich weitergeleitet so erhältst Du Dein Dokument wenige Minuten später in Deinem E-Mail-Postfach.

Wichtig! Die Weiterleitung an eine E-Mail-Adresse ist nur möglich, wenn Du vorher in Deinen Einstellungen unter Benachrichtigungen diese eingerichtet bzw. validiert hast. Wie das in nur wenigen Schritten möglich ist erfährst Du unter „Validierung E-Mail-Adresse“ in den Kurzanleitungen.

Um ein Dokument oder mehrere zugleich im Archiv abzulegen, klicke auf das Stift Symbol oben rechts. Es erscheinen unten zwei Buttons – Alle markieren und Archivieren. Wähle die betreffende(n) Dokument(e) aus und klicke anschließend auf Archivieren. Es erscheint eine Anzeige der Ordnerstruktur in Deinem Archiv (falls vorhanden). Wähle den Zielordner aus und klicke auf den grünen Haken.

Die ausgewählten Dokumente werden nach Bestätigung automatisch in den von Dir ausgewählten Ordner abgelegt. Es kann einen Augenblick dauern, bis die archivierten Dokumente in Deinem Archiv sehen kannst. Alternativ kannst Du die Archivierung auch über die Funktion „Aktion auswählen“ durchführen.

Um ein Dokument im Posteingang zu exportieren tippe das Dokument mit dem Finger an, bis oben rechts „Aktion auswählen“ erscheint. Klicke darauf und wähle „Dokument exportieren“. Dir wird eine Auswahl von Speicherplätzen / Ordnern oder Anwendungen angezeigt (zum Beispiel Outlook oder OneDrive). Triff Deine Auswahl bzw. Deinen Speicherort. Fertig.

Um ein Dokument im Posteingang zu löschen tippe das Dokument mit dem Finger an, bis oben rechts „Aktion auswählen“ erscheint. Klicke darauf und wähle „Löschen“. Es wird eine Sicherheitsabfrage eingeblendet, ob Du das Dokument auch wirklich löschen möchtest. Klicke dafür auf JA – das Dokument wird gelöscht. Fertig.

(digital ausfüllen und unterschreiben)

Unter Posteingang Anträge & Verträge findest Du alle Anträge & Verträge, die Dir Deine Versender digital bereitstellen. Diese kannst Du in der APP aufrufen, ausfüllen und an den Versender zurücksenden. Der Rücksendeprozess läuft automatisch. Du musst keine Zieladresse eingeben, sondern lediglich auf „Senden“ klicken.

Die :::bitkasten APP stellt einen Antrag/Vertrag PDF-Dokument als HTLM5 Formular dar, welches innerhalb der APP digital ausgefüllt, unterschrieben und an den Versender zurückgeschickt werden kann. Nach dem Absenden erhältst Du einen Hinweis, dass eine Kopie des ausgefüllten Antrags/Vertrags in Deinen Posteingang und in die Zwischenablage Deines Archivs abgelegt wird.

Du hast die Möglichkeit Deine eingegangenen Dokumente im Posteingang zu filtern. Du kannst über das Icon Filter auswählen, ob Du nach Versender oder Dokumententyp filtern möchtest. Als weitere Option gibt es noch die Möglichkeit nach ungelesenen Dokumenten zu filtern.

Filter Posteingang nach Versender
  1. Tippe das Icon Filter an.

  2. Filtern Dokument auswählen.

  3. Auswahl Filter Absender und Typ wird angezeigt.

  4. Tippe Deine Filteroptionen unter Absender mit dem Finger an – ein grüner Haken wird automatisch gesetzt.

  5. Nachdem Du Deine Filteroptionen bestätigt hast, indem Du rechts unten auf den grünen Haken geklickt hast, wird die Dokumentenanzeige angepasst.

  6. Du kannst jederzeit einen der Haken mit dem Finger entfernen.

Filter Posteingang nach Dokumententyp
  1. Tippe das Icon Filter an.

  2. Filtern Dokument auswählen.

  3. Auswahl Filter Absender und Typ wird angezeigt.

  4. Tippe Deine Filteroptionen unter Typ mit dem Finger an – ein grüner Haken wird automatisch gesetzt.

  5. Nachdem Du Deine Filteroptionen bestätigt hast, indem Du rechts unten auf den grünen Haken geklickt hast, wird die Dokumentenanzeige angepasst.

  6. Du kannst jederzeit einen der Haken mit dem Finger entfernen.

Filter Posteingang nach ungelesenen Dokumenten
  1. Tippe das Icon Filter an.

  2. Zeige nur ungelesene auswählen.

  3. Es wird ein grüner Haken gesetzt.

  4. Nachdem Du Deine Filteroptionen bestätigt hast wird die Dokumentenanzeige angepasst.

  5. Du kannst jederzeit den Haken mit dem Finger entfernen.

Das :::bitkasten Archiv gehört Dir als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Du kannst das Archiv verwalten, wie Du es möchtest. Dir steht ein kostenfreier Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. Dafür kontaktiere bitte den Support.

Neuen Hauptordner anlegen

Gehe im Menü unter Archiv und klicke oben rechts auf das Stift Symbol. Die Menüleiste wird unten eingeblendet. Die Symbole in der Leiste werden ausgegraut angezeigt. Tippe ganz oben Deinen Benutzernamen in der Anzeige an. Dann erscheint das PLUS Symbol in Grün unten in der Leiste.

Klicke auf das PLUS Zeichen und vergib Deinem neuen Hauptordner einen Namen und bestätige das Ganze mit OK. Der neue Ordner wird Dir nun in der Archivansicht angezeigt.

Neuen Unterordner anlegen

Gehe im Menü unter Archiv, wähle den Hauptordner aus, für den Du einen Unterordner anlegen möchtest und klicke oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Dir eine Leiste mit einzelnen Symbolen angezeigt. Klicke auf das PLUS Zeichen, um einen neuen Unterordner zu erstellen. Vergib Deinem neuen Unterordner einen Namen und bestätige das Ganze mit OK. Der neue Unterordner wird Dir nun in der Archivansicht angezeigt.

Ordner umbenennen

Du kannst die bestehenden Ordner im Archiv individuell umbenennen. Dafür wähle den betreffenden Ordner mit dem Finger aus, klicke oben rechts auf das Stift Symbol und wähle in der Symbolleiste unten das Stift Symbol. Ein Fenster mit dem aktuellen Ordnernamen öffnet sich automatisch. Lösche den „alten“ Ordnernamen und gebe anschließend den neuen Namen ein. Bestätige im letzten Schritt die Änderung mit OK. In der Ansicht wird Dein Ordner nun mit neuem Namen angezeigt.

Unterordner verschieben

Du kannst die bestehenden Unterordner im Archiv individuell in andere Hauptordner verschieben. Dafür wähle den betreffenden Ordner mit dem Finger aus, klicke oben rechts auf das Stift Symbol und wähle in der Symbolleiste unten das Kreuz Symbol. Ein Fenster öffnet sich – wähle hier den neuen Zielordner für den Unterordner aus. Bestätige Deine Auswahl in dem Fenster, indem Du unten rechts auf den grünen Haken klickst. In der Ansicht wird Dein Unterordner nun „neu“ platziert angezeigt.

Dokument umbenennen

Du kannst Deine archivierten Dokumente individuell umbenennen. Dafür gehe in den betreffenden Ordner. Klicke oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Dir eine Leiste mit einzelnen Symbolen angezeigt. Um das Dokument umzubenennen klicke auf das Stift Symbol und wähle das betreffende Dokument aus.

Es erscheint ein Feld, in dem der bisherige Name des Dokuments steht. Lösche den „alten“ Namen heraus und tippe den neuen ein – klicke anschließend auf OK. Das Dokument wird mit neuem Namen in der Übersicht angezeigt.

Dokument verschieben

Du kannst Deine Dokumente im Archiv individuell in andere Ordner verschieben. Gehe dafür in den betreffenden Ordner, in dem das Dokument, welches Du verschieben möchtest, abgelegt ist. Klicke rechts auf das Stift Symbol und wähle in der Symbolleiste unten das Kreuz Symbol. Ein Fenster öffnet sich – wähle hier den neuen Zielordner für das Dokument aus. Bestätige Deine Auswahl in dem Fenster, indem Du unten rechts auf den grünen Haken klickst. Das Dokument verschwindet aus dem Ursprungsordner und ist nun an seinem „neuen“ Platz zu finden.

Dokument teilen / exportieren

Du kannst Deine archivierten Dokumente teilen (auf Device speichern, an Messenger weiterleiten, etc.). Dafür gehe in den betreffenden Ordner. Klicke oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Dir eine Leiste mit einzelnen Symbolen angezeigt – klicke hier auf das Teilen Icon. Dir wird eine Auswahl von Speicherplätzen / Ordnern oder Anwendungen angezeigt (zum Beispiel Outlook oder OneDrive). Triff Deine Auswahl bzw. Deinen Speicherort. Fertig.

Du kannst Dir eine Benachrichtigung einstellen, sprich sobald ein neues Dokument in Deinem :::bitkasten eingeht, wirst Du darüber informiert. Dafür ist eine Zieladresse unter Benachrichtigungen verifiziert und als primär zu hinterlegen. Falls Du das schon getan haben, klicke bitte in das leere Kästchen – es wird ein grüner Haken gesetzt und der Text ändert sich von „Es werden keine Benachrichtigungen gesendet“ auf „Es werden Benachrichtigungen an Ihre primäre E-Mail-Adresse geschickt“.

Du kannst Deine verifizierten Mailadressen für eine Weiterleitung aller Dokumente (Standardweiterleitung) oder pro Versender / Dokumententyp hinterlegen (versenderbezogene Weiterleitung).

Weiterleitung Dokumente Standard
  1. Gehe auf den Reiter „Weiterleitung“.

  2. Setze den Haken bei „Alle Dokumente weiterleiten“ und wählen die Zieladresse für die Weiterleitung aus. Die Zieladresse wird nun mit „grünem Schieber“ angezeigt.

  3. Es kann eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel).

  4. Du kannst den Schieber jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente rückgängig zu machen.

Weiterleitung Dokumente Versenderbezogen
  1. Gehe auf den Reiter „Versenderbezogene Weiterleitung“.

  2. Ganz oben werden Dir alle Versender, von denen Du Post digital erhältst in Kachelform angezeigt.

  3. Wähle den betreffenden Versender aus, in dem Du auf die Kachel klickst.

  4. In der Dokumententyp Übersicht kannst Du mit dem grünen Haken die Aktion aktivieren und die Zieladresse auswählen.

  5. Du kannst den Haken jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente rückgängig zu machen.

Wenn Du Dich das erste Mal im :::bitkasten anmeldest, wird eine Meldung angezeigt, dass Du für bestimmte Versender nun Einstellungen vornehmen können. Genauer gesagt, heißt das, Du kannst für bestimmte Versender Deine Zustimmung für die digitale Zustellung von Post geben (Opt-In). Ohne diese Zustimmung kann keine Post digital über den :::bitkasten zugestellt und auch kein Service des Versenders genutzt werden.

Grundsätzlich kannst Du zu jeder Zeit Deine Versender in den Einstellungen verwalten. Auch nach der Erstanmeldung wirst Du darüber informiert, falls es Versender gibt, die Dir Post zustellen wollen / können und für diese ein Opt-In geben kannst.

Opt-In und Opt-Out

Der Opt-In und Opt-Out Prozess kann von Versender zu Versender unterschiedlich sein. Es gibt Versender, die auf eine schriftliche Einwilligung bestehen und dafür ein Formular bereitstellen. Dieses ist von Dir auszufüllen und an den Versender zurückzusenden. Manch andere bestehen nicht auf solch einen Prozess.

Generell musst Du für jeden Versender, von dem er digitale Post erhalten möchte, Deine Zustimmung bzw. Dein Opt-In geben. Unter Einstellungen / Opt-In und Opt-Out siehst Du alle Versender in Kacheloptik angezeigt, von denen Du Post digital erhalten kannst.

Erläuterung Kennzeichnung Versender (generell)

In Form einer Kacheloptik werden Dir alle Versender angezeigt. In dem Icon gibt es unterschiedliche Kennzeichnungen:

Status ?

Der Status bedeutet, dass Du noch keine Einwilligung für diesen Versender getätigt hast. Wenn Du ein Opt-In geben möchtest, klicken einfach mit dem Finger auf das Icon und bestätige die digitale Zustellung mit OK – Der Status wechselt auf einen grünen Haken.

Status Grüner Haken

Wenn Dir dieses Zeichen angezeigt wird, dann hast Du die Einwilligung bzw. das Opt-In bereits durchgeführt. Solltest Du widerrufen wollen, dann klicke mit dem Finger auf das Icon und bestätige den Widerruf mit OK – der Status wechselt auf ein rotes Kreuz und das Icon wird ausgegraut angezeigt.

Status Rotes Kreuz

Wenn Dir dieses Zeichen angezeigt wird, dann hast Du den Widerruf bzw. das Opt-Out bereits durchgeführt. Solltest Du erneut eine Einwilligung bzw. Opt-In für den Versender geben wollen, dann klicke mit dem Finger auf das Icon und bestätige die Meldung mit OK – der Status wechselt auf einen grünen Haken.

Du kannst Dein initiales Kennwort, welches Du für die Erstanmeldung erhalten hast, jederzeit ändern. Dafür gibt es konkrete Vorgaben zur Länge und den „Arten“ der Zeichen, welches das neue Kennwort beinhalten muss.

Regeln für ein sicheres Passwort:
  1. Das Passwort muss mindestens 6 Zeichen umfassen.

  2. Für das Passwort sind folgende Zeichenarten erlaubt:

  3. Kleinbuchstaben ( a – z )

  4. Großbuchstaben ( A – Z )

  5. Ziffern ( 0 – 9 )

  6. die Sonderzeichen: ( #$^+=!*()<>{}/%@&?!;:.~_- )

  7. Verwende mindestens ein Zeichen jeder Zeichenart.

Vorgehensweise Passwort ändern
  1. Gehe in Deinen Einstellungen auf Passwort ändern

  2. In der ersten Zeile muss das „alte“ Passwort eingegeben werden.

  3. In den zwei darauffolgenden Zeilen muss das neue Kennwort eingetragen werden.

  4. Speichern.

  5. Bei der nächsten Anmeldung ist das neue Kennwort einzugeben.

Wenn Du noch keine primäre Adresse eingerichtet hast, kannst Du diese unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehe dafür wie folgt vor:

  1. Klicke auf den Button „Hinzufügen“.

  2. Gib nun Deine Zieladresse ein und bestätigen diese.

  3. Nach dem Speichern wird die Mailadresse als „Inaktiv“ angezeigt. Dir wird an diese E-Mail-Adresse ein Validierungscode für die Aktivierung zugeschickt. Die Aktivierung ist wie folgt durchzuführen:

  4. Kopiere den Code aus der E-Mail und tippe die Mailadresse mit dem Finger an, bis oben rechts „Bearbeiten“ erscheint

  5. Validierung ist auszuwählen.

  6. In dem Fenster ist der Code einzutragen und zu bestätigen.

  7. Nach Bestätigung wird die E-Mail-Adresse auf „Aktiv“ gesetzt.

Die primäre E-Mail-Adresse kann neben Benachrichtigungen, Weiterleitungen auch alternativ zum Benutzernamen bei der Anmeldung im :::bitkasten genutzt werden. Wenn Du eine andere E-Mail-Adresse als primär hinterlegen möchtest ist diese Einstellung unter Benachrichtigungen durchzuführen. Tippe die bereits aktive Mailadresse mit dem Finger an – ein Fenster öffnet sich. Du wirst gefragt, ob Du diese Adresse als primär / Benutzernamen definieren möchtest. Diese Meldung bestätigst Du mit JA. Die Mailadresse wird nun ganz oben in der Liste als primär / Benutzername angezeigt.

In der App kannst Du über „Passwort vergessen“ auf der Anmeldemaske ein neues Passwort anfordern. Du wirst auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der Du Deine primäre E-Mail-Adresse eingibst. Nach Eingabe und Bestätigung wird an diese Adresse ein Link für die Vergabe eines neuen Passworts geschickt. Klicke in der Mail auf den Link und gib dort Dein neues Passwort ein. Nach Bestätigung wird Dein neues Passwort gespeichert und kann bei der nächsten Anmeldung verwendet werden.

Unter Hilfe findest Du unsere FAQ und unser Supportformular. Die FAQs sollen Dir zum einen bei einfachen Problemstellungen und Fragen helfen. Über das Supportformular kannst Du uns technische oder fachliche Rückfragen übermitteln.

Die Versionsnummer findest Du unter Hilfe unten mittig. Diese ist u.a. wichtig, wenn Du einen Supportfall melden möchtest. Diese Angabe ist relevant, um zu prüfen, ob Du die aktuelle Version auf Deinem Device installiert hast.

Bei Android Endgeräten wird auf dem :::bitkasten APP Icon ein roter Kreis mit der Anzahl der ungelesenen Dokumente im Posteingang angezeigt. Die Anzahl der ungelesenen Dokumente wird ca. alle 5 Minuten durch Push aktualisiert; Wenn Du die Berechtigung für Mitteilungen ausgeschaltet hast, wird dies nicht angezeigt. Die Berechtigung muss auf dem Endgerät aktiviert sein.

Infos und Hinweise:
  • Die Aktualisierung des Info Badges ist nur möglich, wenn Du Dich im WLAN eingewählt hast.

  • Der Info Badge wird dann angezeigt bzw. aktualisiert, wenn Du Dich mindestens einmal in der :::bitkasten APP angemeldet hast.

  • Nachdem Du Dich in der :::bitkasten APP abgemeldet hast, wird die Info Badge-Nummer nicht mehr aktualisiert.

  • Wenn Du die APP allerdings „nur“ beendet hast – ohne Abmeldung – wird die Info Badge-Anzeige weiter aktualisiert.

  • Wenn das Handy neu gestartet wird, wird die Nummer weiter aktualisiert.