Kurzanleitung :::bitkasten WebClient

Kurzanleitung :::bitkasten WebClient

Du findest unter Posteingang Dokumente alle für Dich elektronisch bereitgestellten Dokumente. Du kannst Dir das Dokument im Posteingang ansehen, in dem Du es einfach mit der Maus anklickst.

Bitte führe nach dem Öffnen des Dokuments eine Aktion durch, wie zum Beispiel herunterladen, weiterleiten per E-Mail oder archivieren. Der Hintergrund ist, dass ein Versender eine Vorhaltezeit für die Bereitstellung von Dokumenten vorgibt. So lange ist das Dokument für Dich im :::bitkasten verfügbar.

Nach Ablauf der Vorhaltezeit und ohne ausgeführte Aktion wird das Dokument aus dem Posteingang entfernt (mögliche Folgeprozesse: Ausgabe an Druckdienstleister oder Archivierung). Dies ist eine Standardfunktion des :::bitkasten. Versenderspezifisch kann ein Löschen durch automatisches Archivieren „ersetzt“ werden.

Wenn Du Dich in der Sendungsansicht befindest kannst Du unterschiedliche Aktionen ausführen. Oben rechts befinden sich drei Icons mit unterschiedlichen Funktionen dahinter.

Im Standard gibt es die Optionen
  • Dokument weiterleiten (z. B. per E-Mail),

  • Dokument archivieren (in das persönliche :::bitkasten Archiv verschieben),

  • Dokument löschen.

Welche Option Du wählst, ist allein Dir überlassen. Du kannst den Vorgang auch abbrechen, in dem Du auf „Zurück zum Posteingang“ klickst.

Du hast die Möglichkeit ein Dokument aus der Sendungsansicht und aus der Sendungsübersicht heraus weiterzuleiten. Aus der Sendungsübersicht heraus gehe bitte wie folgt vor:

  1. Dokument auswählen.

  2. Links oben in das leere Kästchen klicken – grüner Haken wird gesetzt.

  3. Icon für Weiterleiten anklicken.

  4. Ansicht Zustellkanäle öffnet sich.

  5. Zustellkanal auswählen (Mehrfachauswahl ist möglich) – speichern.

  6. Ein Bestätigungs-Pop-Up wird angezeigt.

  1. Dokument oder Dokumente auswählen.

  2. Links oben in das leere Kästchen klicken – grüner Haken wird gesetzt.

  3. Icon für archivieren anklicken.

  4. Ansicht Archivordnerstruktur.

  5. Zielordner auswählen und speichern.

  6. Ein Bestätigungs-Pop-Up wird angezeigt.

Die ausgewählten Dokumente werden nach Bestätigung automatisch in den von Dir ausgewähltem Ordner abgelegt. Es kann einen Augenblick dauern, bis Du die archivierten Dokumente in Deinem Archiv sehen kannst. (Ca. 1.30 – 2 Minuten). Das bzw. die Dokumente werden im Posteingang mit dem Status „Weitergeleitet ins Archiv“ angezeigt. Ist die Archivierung abgeschlossen, so „verschwinden“ diese Dokumente in der Ansicht.

Um ein Dokument im Posteingang zu löschen klicke auf das Papierkorb Icon. Klicke darauf – es wird eine Sicherheitsabfrage eingeblendet, ob Du das Dokument auch wirklich löschen möchtest. Klicke dafür auf JA – das Dokument wird gelöscht. Fertig.

(digital ausfüllen und unterschreiben)

Da die Unterschriftfunktion in dem WebClient nicht möglich ist, empfehlen wir bei Anträgen und Verträgen in die mobile Anwendung, die :::bitkasten APP zu wechseln. Zukünftig wird es aber möglich sein, Anträge & Formulare auch im WebClient digital zu unterzeichen. In Kürze werden wir unseren neuen Baustein :::bitkasten Signatur in den :::bitkasten integrieren, der eine qualifizierte elektronische Signatur, eine Siegelsignatur oder eine einfache Signatur ermöglicht. Dazu werden weitere Informationen veröffentlicht.

Du hast die Möglichkeit die für Dich eingegangenen Dokumente im Posteingang zu filtern. Du kannst über ein DropDown Menü definieren, ob Du nach Versender oder Dokumententyp filtern möchtest. Als weitere Option gibt es noch die Möglichkeit nach ungelesenen Dokumenten zu filtern. Der Filter wird wieder zurückgesetzt, sobald Du die Sendungsübersicht im Posteingang verlässt.

Filter nach ungelesenen Dokumenten
  1. In der Sendungsübersicht links gibt es das Feld „Zeige nur ungelesene“.

  2. Checkbox markieren, grüner Haken wird gesetzt.

  3. Anzeige wird angepasst.

  4. Wenn Du den Filter wieder ausschalten möchtest, klicke auf das Kästchen.

  5. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.

Filter nach Dokumententyp
  1. In der Sendungsübersicht links gibt es das DropDown Menü “Typ filtern“.

  2. DropDown Menü öffnen.

  3. Checkbox markieren, grüner Haken wird gesetzt.

  4. Anzeige wird angepasst.

  5. Wenn Du den Filter wieder ausschalten möchtest klicke auf das Kästchen.

  6. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.

Filter nach Absendern
  1. In der Sendungsübersicht links gibt es das DropDown Menü “Nach Absender“.

  2. DropDown Menü öffnen.

  3. Checkbox markieren, grüner Haken wird gesetzt.

  4. Anzeige wird angepasst.

  5. Wenn Du den Filter wieder ausschalten möchtest, klicke auf das Kästchen.

  6. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.

Das :::bitkasten Archiv gehört Dir als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Du kannst das Archiv verwalten, wie Du es möchtest. Dir steht ein kostenfreier Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. In Kürze werden wir eine Upload Funktion im Archiv zur Verfügung stellen, damit Du auch andere Dokumente, die Du lokal gespeichert hast, dort ablegen kannst. Die Speichererweiterung wird über eine Bezahlfunktion angestoßen und verrechnet (ähnlich wie bei Apple, Google, Dropbox etc.). Bis die Funktion verfügbar ist kontaktiere für solch eine Anfrage bitte den Support.

Neuen Ordner anlegen
  1. Menüpunkt Archiv auswählen.

  2. Button Ordner anlegen anklicken.

  3. Fenster öffnet sich.

  4. Name für Ordner eingeben – ok.

  5. Neuer Ordner erscheint in Archivansicht.

Neuen Unterordner anlegen
  1. Menüpunkt Archiv auswählen.

  2. Hauptordner rechts „Drei Punkte“ anklicken.

  3. Ordner anlegen auswählen.

  4. Fenster öffnet sich.

  5. Unterordner hinzufügen zu xx.

  6. In das Feld Name für neuen Unterordner eingeben – Ordner anlegen anklicken.

  7. Neuer Unterordner erscheint in Archivansicht.

Ordner umbenennen
  1. Menüpunkt Archiv auswählen.

  2. Neben Ordner rechts „Drei Punkte“ anklicken.

  3. Umbenennen anklicken.

  4. Fenster öffnet sich.

  5. Name für Ordner eingeben – Umbenennen anklicken.

  6. Ordner wird mit neuem Namen wird in der Archivansicht angezeigt.

Ordner oder Unterordner verschieben
  1. Menüpunkt Archiv auswählen.

  2. Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken.

  3. Verschieben anklicken.

  4. Fenster öffnet sich.

  5. Neuen Zielordner auswählen – auf Verschieben klicken.

  6. Ordner / Unterordner wird im „neuen“ Ordner in der Archivansicht angezeigt.

Dokument umbenennen
  1. Menüpunkt Archiv auswählen.

  2. Ordner anklicken.

  3. Ansicht Dokumente in dem Ordner werden angezeigt.

  4. Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken.

  5. Umbenennen anklicken.

  6. Fenster öffnet sich.

  7. Name für Dokument eingeben – Umbenennen anklicken.

  8. Dokument mit neuem Namen wird in der Archivansicht angezeigt.

Dokument verschieben
  1. Menüpunkt Archiv auswählen.

  2. Ordner anklicken.

  3. Ansicht Dokumente in dem Ordner.

  4. Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken.

  5. Verschieben anklicken.

  6. Fenster öffnet sich.

  7. Neuen Zielordner auswählen – auf Verschieben klicken.

  8. Dokument wird im „neuen“ Ordner in der Archivansicht angezeigt.

Dokument herunterladen
  1. Menüpunkt Archiv auswählen.

  2. Ordner anklicken.

  3. Ansicht Dokumente in dem Ordner.

  4. Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken.

  5. Herunterladen anklicken.

  6. Fenster öffnet sich.

  7. Dokument als PDF angezeigt und kann nun lokal gespeichert werden.

Du kannst Dir eine Benachrichtigung einstellen, sprich sobald ein neues Dokument in Deinem :::bitkasten eingeht, wirst Du darüber informiert. Die Zieladresse für die Benachrichtigungen kannst Du unter Einstellungen/Zustellkanäle & Benachrichtigungen als primäre Mailadresse hinterlegen. Die primäre Mailadresse kann sowohl für Benachrichtigungen als auch für Weiterleitungen verwendet werden.

Du kannst Dir eine Weiterleitung für alle Dokumente oder für bestimmte Dokumente einstellen. Die Zieladresse für die Weiterleitung kannst Du unter „Einstellungen / Benachrichtigungen“ hinterlegen.

Vorgehensweise Einstellung Weiterleitung

Der Begriff „Standardweiterleitung“ steht für eine Weiterleitung aller Dokumente an nur eine Zieladresse. Eine individuelle Weiterleitung von bestimmten Dokumententypen oder von Dokumenten eines bestimmten Versenders ist unter Versenderbezogene Weiterleitung einzurichten.

Für das Einrichten einer Standardweiterleitung gehe unter „Einstellungen / Weiterleitungen“ und gehen wie folgt vor:

  1. Schieber nach rechts für „Alle Dokumente weiterleiten“.

  2. Zieladresse ist im DropDown Menü in der Mitte auszuwählen.

  3. Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel).

  4. Schieber kann wieder auf grau gesetzt werden, um die Weiterleitung aller Dokumente an eine Zieladresse rückgängig zu machen.

Einstellungen Weiterleitung Versenderbezogen

Um diese Form der Weiterleitung einzurichten, ist es wichtig, dass eine Standardweiterleitung – falls eine von Dir eingerichtet wurde – deaktivert wird. Klicke dafür einfach rechts auf den grünen Schieber unter Weiterleitung. Der Schieber wird auf grau gesetzt, somit ist die Standardweiterleitung deaktiviert und Du kannst nun die Versenderbezogene Weiterleitung einrichten.

Gehe wie folgt vor:

  1. Kachel Versender anklicken.

  2. Liste aller Dokumententypen wird angezeigt.

  3. Schieber hinter dem Dokumententyp nach rechts schieben.

  4. Hinweis Standardweiterleitung ist ausgeschalten wird eingeblendet.

  5. Zieladresse ist im Dropdown Menü in der Mitte auszuwählen.

  6. Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel).

  7. Schieber kann wieder auf grau gesetzt werden, um die Weiterleitung dieses Versenders oder des Dokumententyps rückgängig zu machen.

Wenn Du Dich das erste Mal im :::bitkasten anmeldest, wird eine Meldung angezeigt, dass Du für bestimmte Versender nun Einstellungen vornehmen können. Genauer gesagt, heißt das, Du kannst für bestimmte Versender Ihre Zustimmung für die digitale Zustellung von Post geben (Opt-In). Ohne diese Zustimmung kann keine Post digital über den :::bitkasten zugestellt und auch keine Services des Versenders genutzt werden.

Gehe in Deinen Einstellungen unter Opt-in und Opt-out und klicke auf „Ändern“. Du wirst gefragt, ob Du Deine Zustelloptionen ändern möchtest  – in dem Fall bestätige die Meldung mit OK. Der Opt-In und Opt-Out Prozess kann von Versender zu Versender unterschiedlich sein. Es gibt Versender, die auf eine schriftliche Einwilligung bestehen und dafür ein Formular bereitstellen. Dieses ist von Dir auszufüllen und an den Versender zurückzusenden. Manch andere bestehen nicht auf solch einen Prozess.

Auch nach der Erstanmeldung kannst Du Deine Versender in Deinen Einstellungen verwalten. Zudem werden Dir Versender, von denen Du Post digital erhalten kannst / möchtest, bei Anmeldung angezeigt und Du kannst Dein Opt-In für diese durchführen.

Opt-In und Opt-Out / Status Erläuterung

Nicht definiert = Hier ist noch etwas zu tun. Du hast für diesen Versender noch kein Opt-In gegeben. Klicke auf den Button „Ändern“. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie Ihre Zustellpräferenz ändern?“. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Danach wechselt der Status von Nicht definiert auf Eingewilligt.

Eingewilligt = Du hast Dein Opt-In bereits gegeben und hast vollständigen Zugriff auf alle Services und Funktionen, die dieser Versender für Dich bereitgestellt hat. Du kannst Dein Opt-In jederzeit widerrufen, in dem Du auf den Button „Ändern“ klickst. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie Ihre Zustellpräferenz ändern?“ Bestätige diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Widerrufserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Der Status wechselt automatisch auf Widerrufen.

Widerrufen = Du hast Dein Opt-Out für diesen Versender gegeben und erhältst keine digitale Post mehr. Du kannst jederzeit Dein Opt-Out widerrufen, in dem Du auf den Button „Ändern“ klickst. Hier kannst Du erneut für den Versender Ihr Opt-In geben, in dem Du den Button „Ändern“ anklickst. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie Ihre Zustellpräferenz ändern?“ Bestätige diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Der Status wechselt automatisch auf Widerrufen.

Du kannst Dein initiales Kennwort, welches Du für die Erstanmeldung erhalten hast, jederzeit ändern. Dafür gibt es konkrete Vorgaben zur Länge und den „Arten“ der Zeichen, welches das neue Kennwort beinhalten muss.

Regeln für ein sicheres Passwort:

  • Das Passwort muss mindestens 6 Zeichen umfassen.

  • Für das Passwort sind folgende Zeichenarten erlaubt:

  • Kleinbuchstaben ( a – z )

  • Großbuchstaben ( A – Z )

  • Ziffern ( 0 – 9 )

  • die Sonderzeichen: ( #$^+=!*()<>{}/%@&?!;:.~_- )

  • Verwende mindestens ein Zeichen jeder Zeichenart.

Vorgehensweise Passwort ändern

  • Gehe in Deinen Einstellungen unter “Login & Sicherheit” auf Passwort ändern.

  • In der ersten Zeile muss das „alte“ Passwort eingegeben werden.

  • In den zwei darauffolgenden Zeilen muss das neue Kennwort eingetragen werden.

  • Speichern.

  • Bei der nächsten Anmeldung ist das neue Kennwort einzugeben.

Wenn Du noch keine primäre Adresse eingerichtet hast, kannst Du diese unter Einstellungen / Zustellkanäle & Benachrichtigungen hinterlegen. 

Gehe dafür wie folgt vor:

  1. Klicke auf den Button „Neuer Zustellkanal“.

  2. Du kannst den Zustellkanal individuell benennen (z.B. PRIVAT; PERSÖNLICH etc.).

  3. Mit unterschiedlichen Bezeichnungen kannst Du Dich, falls mehrere E-Mail-Adresse angelegt werden, besser zurechtfinden.

  4. Gib nun Deine E-Mail-Adresse ein und bestätigen diese.

  5. Nach dem Speichern wird eine „Erfolgreich Meldung“ und ein Hinweis ausstehende Aktivierung angezeigt.

  6. An diese Mailadresse wird ein Validierungscode geschickt, der zur Aktivierung der Adresse notwendig ist. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen:

    • Kopiere den Code aus der Mail und füge diesen in das Feld ein.

    • Anschließend auf „Aktivieren“ klicken.

    • Nach Bestätigung wird die E-Mail-Adresse auf „Aktiv“ gesetzt.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden.

Wenn Du Dein Archiv als Zustellkanal einrichten möchtest, kannst du das unter Einstellungen / Zustellkanäle & Benachrichtigungen hinterlegen. 

Gehe dafür wie folgt vor:

  1. „Neuer Zustellkanal“ Archiv auswählen.

  2. Du kannst den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.).

  3. Mit unterschiedlichen Bezeichnungen kannst Du Dich, falls mehrere Archivordner als Zustellkanal angelegt werden, besser zurechtfinden.

  4. Verzeichnis auswählen.

  5. Ihre Ordnerstruktur im Archiv wird eingeblendet.

  6. Zielordner auswählen.

  7. Mit grünem Haken bestätigen.

Nachdem die E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert wurde kannst Du die Adresse mit einem Doppelklick auf den „Aktiv“ Button auf „Primär“ stellen. Nun kann die „neu“ primär gesetzte Adresse auch alternativ zum Benutzernamen im Login Prozess genutzt werden und – im Fall der Fälle, falls das Passwort erneut vergessen wird – für den Passwort Prozess genutzt werden.

Du kannst Dich als :::bitkasten Nutzer – wenn Du Dein Passwort vergessen hast – über die Funktion auf der Login Seite :::bitkasten ein neues Passwort vergeben.

  1. Klicke dafür auf „Sie haben Ihr Passwort vergessen?“.

  2. Du wirst auf eine neue Seite im Browser geleitet.

  3. Gib hier Deine primäre E-Mail-Adresse ein (die du bereits hinterlegt hast).

  4. Anschließend auf „Passwort zurücksetzen“ klicken.

  5. Dir wird eine E-Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet (bitte Posteingang prüfen, ggf. SPAM, JUNK Ordner prüfen).

  6. In der E-Mail auf Button „Passwort neu setzen“ klicken.

  7. Es öffnet sich die Seite, auf der Du Dir Dein neues Passwort vergeben kannst.

  8. Nach Bestätigen bitte in der Meldung auf „Anmelden“ klicken.

Unter Hilfe findest Du unsere FAQ und unser Supportformular. Die FAQs sollen Dir zum einen bei einfachen Problemstellungen und Fragen helfen. Über das Supportformular kannst Du uns technische oder fachliche Rückfragen übermitteln.

Die Versionsnummer findest Du links unten in der Seitenleiste. Diese ist allerdings nur bei Anmeldung sichtbar. Diese ist u.a. wichtig, wenn Du einen Supportfall melden möchtest. Diese Angabe ist relevant, um zu prüfen, ob Du die aktuelle Version auf Deinem Device installiert hast.