FAQ ∣ Versender
Fragen & Antworten
Unsere FAQs enthalten eine Zusammenstellung der meistgestellten Fragen. Dies können eher technische Fragen (wie Implementierung innerhalb des Unternehmens, Anbindung der Druckerei oder Zustellinformationen) oder Fragen zum bitkasten aus Sicht des Postempfängers sein.
Sollten Sie eine Frage haben, die bisher nicht beantwortet wurde, kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular. Wir werden kurzfristig mit Ihnen Kontakt aufnehmen und unser FAQ dann auch entsprechend ergänzen.
Allgemein
Anhand welcher Merkmale erfolgt die Zustellung?
Der bitkasten identifiziert die Nutzer:innen anhand der Post-Adresse. Der bitkasten liest die Adresse aus dem bestehenden Druckdatenstrom und Dokumenten aus und ordnet sie den bitkasten Nutzer:innen zu. Wenn sich der/ie bitkasten Nutzer:in mit dem Personalausweis einloggt, kann die Post gelesen werden.
Was macht der bitkasten anders als andere Lösungen?
Der bitkasten braucht keine E-Mail und E-Mail-Adresse von dem/der Empfänger:in, keinen Druckertreiber, keine IT-Installation und nutzt die Postadresse für die Zustellung. Die Identifizierung erfolgt über den Personalausweis, der die Adresse ausliest. Digitale Unterschriften, Übermittlung von Daten aus dem Input-Management, Formulare und Archivierung sind auch Teil der Lösung. Anbindung von Schnittstellen und Integration in Unternehmenssysteme ist aufgrund der offenen Schnittstellen-Architektur einfach umzusetzen.
Welchen Schutzbedarfsgrad hat der bitkasten?
Nach dem Standard-Datenschutzmodell (SDM 2.0a) haben wir einen normalen Schutzbedarf für von der Verarbeitung betroffene Personendaten.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten laut DSGVO Artikel 9 wie:
- rassische und ethnische Herkunft
- politische Meinungen
- religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
- Gewerkschaftszugehörigkeit
- genetische Daten
- biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person
- Gesundheitsdaten
- Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person
erfassen wir standardmäßig nicht.
Ansonsten haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Artikel 32 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) getroffen.
Ist der bitkasten ein Output-Management-Tool?
Die Digitalisierung von Output und der klassischen Briefpost ist der erste Schritt. Der bitkasten ist eine integrative Lösung, die Prozesse rund um Dokumente abbildet. Auch Input Prozesse können abgebildet werden, wie z.B. Formulare und hinterlegte Datenfelder.
Setup
Wie hoch sind die Setup Kosten?
Für den ersten Schritt der Digitalisierung der Briefkommunikation gibt es keine Setup Kosten. Es fallen lediglich Kosten durch die Versendung der Passwort-Briefe für die gewünschten Nutzer:innen an.
Wenn Formulare erstellt bzw. bidirektionale Kommunikationswege erstellt werden, dann gibt es individuelle Projekt- bzw. Dienstleistungskosten. Die Anbindung von Druckereien müssen separat betrachtet werden. Hier kommt es u.a. auf die Formate an.
Ist ein Einsatz vor Ort nötig? Falls ja, kann das auch ein Partner übernehmen?
Nein, Vor-Ort-Einsätze werden nicht notwendig. Alle Anpassungen, Schulungen etc. können remote durchgeführt werden.
Formularbau & Erstellung von digitalen Workflows (Online Services) können auch durch Partner erfolgen.
Integration
Kann der bitkasten auch in meinem Corporate Design angepasst werden?
Ja, der Webzugang kann unter einer eigenen bitkasten Server Adresse individuell mit Farben und Logo angepasst werden. Es ist keine eigene bitkasten Instanz, sondern ein Zugriff für die Nutzer mit eigenem Design des Versenders. Diese Option, Einrichtung und Betrieb ist kostenpflichtig.
Kann ich den bitkasten in ein bestehendes Portal integrieren?
Definitiv! Unsere offene und flexible Architektur ermöglicht eine sehr einfache Integration in bestehende Portale.
Ist es möglich, eine eigene Unternehmensversion des bitkasten zu bekommen?
Die Idee des bitkastens ist, dass es ein digitaler Briefkasten für all die Post ist. Da man ja auch zuhause nicht separate Briefkästen für z.B. die Bank oder die Kommune hat, bieten wir den bitkasten nicht exklusiv an. Wir können den bitkasten an das jeweilige Corporate Design anpassen.
Kann ich den bitkasten in meine Mitarbeiter-App integrieren?
Durch die moderne Schnittstellen-Architektur ist die Integration in den meisten Fällen möglich. Dies hat den Vorteil, dass nicht zwei Apps an die Belegschaft ausgerollt werden müssen.
Ist es möglich, eine eigene bitkasten App für Android und iOS mit eigenem Logo und Name zu bekommen?
Das Konzept des bitkasten ist es, ein Briefkasten für alle Versender zu sein. Eine Anpassung des Designs ist innerhalb der Online Services im bitkasten möglich. Der Web Client kann unter eigenem bitkasten Name bereitgestellt werden. (z.B. “Stadt Musterbach bitkasten”). Betrieb und Einrichtung sind mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Anbindung an die Druckerei
Wie funktioniert der Rückkanal an die Druckerei / Dienstleister für die nicht elektronisch abgeholten Dokumente?
Die Zustellung des Druckdatenstroms erfolgt als sichere Dateiübertragung über einen SFTP, VPN etc. Die Wartezeit oder Vorhaltezeit kann bestimmt werden.
In welchem Druckformat erhält die Druckerei die Daten?
Im Normallfall erhält die Druckerei die Daten als PDF. Alternativ liefern wir, wenn möglich das gleiche Format zurück, in welchem wir die Druckdaten erhalten.
Entstehen Kosten, wenn die digitale Zustellung nicht abgeholt wird? Oder werden nur abgeholte Zustellungen im bitkasten berechnet?
Kosten für das elektronische Porto entstehen nur dann, wenn das Dokument auch im bitkasten „abgeholt“ also damit interagiert wird – lesen, herunterladen und/ oder archivieren.
Muss ich einen Druckertreiber auf dem Server oder den Arbeitsplätzen installieren?
Nein, der bitkasten arbeitet nicht mit Druckertreibern, die Dokumente in ein Portal hochladen. Wir nehmen den erzeugten Druckdatenstrom und stellen den auf den bitkasten Server. Da wir auf den bestehenden Druckdatenstrom setzen, den sie uns per sicherer Dateiübertragung zukommen lassen (SFTP, VPN, etc.) , ist eine Installation und Zertifizierung von Treibern nicht notwendig.
Muss der Druck eigentlich über die bitkasten GmbH laufen?
Der bestehende Druckdienstleister oder Druckerei kann für die nicht abgeholte Post im bitkasten weiter genutzt werden. Der bitkasten sendet dann die Differenz über den bestehenden Prozess. Wenn gewünscht, können wir aber über einen Kooperationspartner auch die Druckdienstleistung anbieten.
Zustellinformation
Kann man mit dem bitkasten auch die Zustellart "Einwurfeinschreiben" abbilden?
Technisch ist dies möglich. Wir können Informationen zurück liefern, wenn mit dem Dokument interagiert wird. Die rechtliche Seite wird gerade geprüft.
Kann man mit dem bitkasten auch die Zustellart "Einschreiben & Rückschein" abbilden?
Technisch ist dies möglich. Wir können Informationen zurück liefern, wenn mit dem Dokument interagiert wird. Für den Rückschein haben wir auch die Möglichkeit ein Signaturfeld zu integrieren. Die rechtliche Seite wird gerade geprüft.
Ist es möglich eine Meldung zu bekommen, dass ein Dokument versendet worden ist, um dies im DMS System zu speichern?
Ja, wir können ein Signal an DMS zurück schicken, dass User mit ID xyz das Dokument erhalten, geöffnet oder heruntergeladen hat.
Ausgabe
Benötige ich die E-Mail von Nutzer:innen für die digitale Zustellung?
Nein, die Zuordnung erfolgt über die postalische Adresse. Eine E-Mail ist nicht erforderlich. Im bitkasten kann eine E-Mail zur Benachrichtigung für den Posteingang hinterlegt werden. Diese dient aber nicht der Zustellung des Briefes.
Ist der bitkasten nur ein weiterer Output-Kanal oder eine Multi-Channel-Ausgabe?
Nein, der bitkasten kann mehr als nur Output ausliefern. Benutzer:innen können mit dem bitkasten vieles tun. Dokumente ausfüllen, zurücksenden, Verträge unterschreiben, weitere Dokumente übermitteln, Formulare übermitteln. In den meisten Projekten startet es als einfache digitale Auslieferung des Schriftguts, dann werden aber immer mehr Prozesse digitalisiert und abgebildet.
Antwort über den bitkasten
Wie ist der Kanal für Antworten z.B. vom Bürger an eine Kommunalverwaltung? Beispiel „ausgefülltes Formular“ – in welchem Format wird dies an die Verwaltung zurückgegeben? Erfolgt eine Integration in die Systeme der Verwaltung?
Dies ist ganz individuell und muss sich kundenbezogen angesehen bzw. vereinbart werden. Wir haben eine offene und dokumentierte API, mit der wir in der Lage sind, die gängigsten Formate zurückzugeben. Formulare oder Eingabefelder nach z. B. Lebenslagen können im bitkasten hinterlegt werden.
Wie lange bleiben die Dokumente durchschnittlich im bitkasten bis sie abgeholt werden?
Dies kann vom Versender individuell pro Dokument bestimmt werden. Beim Onboarding-Prozess werden die digital zu versendenden Dokumenten bestimmt und je nach Kategorie Regeln der Vorhaltezeit und Fehlerhandling definiert. Im Bereich Entgeltabrechnungen haben sich Unternehmen bisher für 30 Tage im Schnitt entschieden. Bei Rechnungszustellungen etc. sind es im Schnitt 3-5 Tage.
Wie erfolgt die Verschlüsselung? Wer hat Zugriff auf den Schlüssel bzw. auf die Inhalte?
“Der Zugriff ist begrenzt auf den/die jeweilige/n Benutzer:in.
Unsere Software-Entwickler haben keinen Zugriff auf die produktiven Systeme. Der Zugriff darauf ist sehr stark eingeschränkt und nur für wenige, notwendige Personen zugelassen. Der Zugriff auf die Dokumente im Posteingang ist nur über die Anwendung selbst möglich, nicht durch Administratoren auf den Servern.”
Wird die Post per E-Mail zugestellt? Braucht man die E-Mail Adresse des Benutzers oder ein opt-in?
Der bitkasten ist ein in sich geschlossenes System und benötigt keine E-Mail. Der Benutzer meldet sich im bitkasten an und empfängt und bearbeitet seine Post. Es wird keine E-Mail zur Zustellung verwendet, nur als Benachrichtigung. Ein E-Mail opt-in wird daher nicht benötigt.
Archiv
Kann ich als bitkasten Benutzer:in Dokumente selbst hochladen und sicher verwahren (Langzeitarchiv)? Oder wird nur archiviert, was über den bitkasten zugestellt wurde?
Ja, es kann sowohl eine Ordnerstruktur im Archiv erstellt als auch eigene Dokumente hochgeladen werden. Hierfür fallen keine weiteren Kosten an. Das Archiv hat aktuell 2 GB.
Welche Dokumente kann der bitkasten verarbeiten?
Ja, es kann sowohl eine Ordnerstruktur im Archiv erstellt als auch eigene Dokumente hochgeladen werden. Hierfür fallen keine weiteren Kosten an. Das Archiv hat aktuell 2 GB.
Ist der bitkasten auch ein Archiv für das Unternehmen?
Nein, das Archiv ist im bitkasten für Benutzer:innen integriert. Wir gehen davon aus, dass Sie Ihre Dokumente in einem DMS oder ähnlichem vorhalten.
Input
Ist der bitkasten eine Input-Management Lösung?
Der bitkasten kann Dokumente erfassen und an Empfänger weiterleiten. Stand heute erfolgt dies ohne OCR. Es gibt viele Möglichkeiten, Eingabemöglichkeiten, Abfragen, Formulare und Prozesse im bitkasten abzubilden. Der bitkasten dient damit als Input-Schnittstelle eines Nutzers in ein Unternehmen oder Behörde. Die Daten werden dabei digital, ohne Medienbruch und im vorgegebenen Format übermittelt
