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FAQ


Wie funktioniert das Konzept digitaler Briefkasten?

Mit Hilfe des digitalen Briefkastens können Versender Briefsendung wie gewohnt per Postadresse versenden. Es wird hierfür keine Mailadresse benötigt. Der Versand findet dennoch digital statt.

Der Empfänger kann über eine mobile Anwendung – den bitkasten – seine Post problemlos über einen PC, Tablet oder ein Smartphone empfangen. Alles was er benötigt ist ein neuer Personalausweis mit elektronischem Chip, sowie ein PC mit NFC Lesegerät oder einfach nur ein NFC fähiges Smartphone.

 

Warum sollte man auf einen digitalen Briefkasten umsteigen?

Klassischer Postversand ist unflexibel, zeitaufwendig, teuer und nicht mehr wirklich zeitgemäß. E-mails erfreuen sich großer Beliebtheit und helfen Zeit und Aufwand zu sparen, jedoch weisen sie große Lücken auf, wenn es zum Thema Datenschutz und rechtsverbindliche Zustellung geht. Zudem ändern sich Emailadressen regelmäßig, was zu hohen Unzustellbarkeitsraten führt.

Viele Unternehmen haben daher eigene Portale für die Zustellung ihrer Dokumente wie z.B. Rechnungen und Gehaltsabrechnungen geschaffen. Hierbei handelt es sich jedoch um Insellösungen, welche alle eine Registrierung und individuelle Passwörter erfordern. Hierdurch wird das Handling sehr umständlich, da man sich bei vielen verschiedenen Portalen einloggen muss, um all seine monatliche Post abzurufen.

Da der bitkasten von jedem Versender verwendet werden kann, bildet er die gleiche Funktion ab wie der klassische Briefkasten an der Hauswand. Alle Post kann digital in einem einzigen elektronischen Postfach zugestellt werden. Dies Tatsache reduziert den Aufwand, spart Portokosten und schont die Umwelt.

Sollte ein Empfänger seine Post nicht im digitalen Briefkasten abholen, wird der Brief nach einer definierten Vorhaltezeit auf dem klassischen Weg zugestellt. So stellt man sicher, dass ein Brief mit 100%iger Sicherheit zugestellt wird.

 

Ist der bitkasten nicht auch ein weiteres Portal im Netz?

Ganz klar gesagt – NEIN, ist es nicht. Der große Vorteil des bitkasten liegt darin, dass er offen für alle Versender ist. Ein Portal ist stets beschränkt auf einen Versender, z.B. die entsprechende Bank, Versicherung oder den Telefonanbieter. Der bitkasten transferiert das Prinzip des klassischen Briefkastens an der Hauswand ins digitale Zeitalter. Jeder Versender kann dem Empfänger Post über den bitkasten zukommen lassen. Alle Post landet im gleichen digitalen Postfach. Der große Vorteil für den Empfänger liegt dann darin, dass er ganz einfach mit Hilfe seines Personalausweises und eines Smartphones Zugriff auf seinen digitalen Briefkasten hat. Auf diese Weise braucht er nur einen „Schlüssel“ um an all seine Post zu kommen und nicht wie bei Portalen viele verschiedene Benutzernamen und Logins.

 

Für welche Versender ist der bitkasten geeignet?

Jeder kann Post über den bitkasten versenden. Für Privatpersonen und kleine Unternehmen gibt es die bitkasten brieffabrik. Hierbei handelt es sich um ein ready-to-use Add-On, mit welchem es möglich ist Briefe direkt aus Microsoft Office Anwendungen heraus digital zu verschicken. Für größere Unternehmen mit einem hohen Briefvolumen werden Schnittstellenlösungen angeboten.

 

Für welche Empfänger ist der bitkasten geeignet?

Jeder der im Besitz eines neuen Personalausweises mit aktiviertem Chip ist kann mit Hilfe der Meldeadresse über den bitkasten Post empfangen.

 

Welche Kosten fallen für Versender beim Postversand über den bitkasten an?

Für den Versender fällt das elektronische Porto an, welches jedoch weit unter dem analogen Porto liegt. Dokumente, welche vom Empfänger nicht digital abgeholt werden, können über einen Druckdienstleister der output.ag portooptimiert versendet werden. Unsere Preisinformation finden Sie hier: Preisinformation_output.ag

 

Welchen Aufwand müssen Versender betreiben, um den bitkasten zu nutzen?

Der Versender kann den bitkasten sofort und ohne großen Aufwand in seine bestehende IT-Infrastruktur einbinden und auf elektronischen Postversand umstellen. Der Versender nutzt einfach die bereits vorhandene Druckdatei, um Daten in den bitkasten hochzuladen. Die Postadresse des Empfängers ist für den Versand ausreichend. Weiterer Aufwand entsteht dem Versender nicht. Die vom Versender übergebenen Daten werden aufbereitet und stehen dem Empfänger innerhalb weniger Augenblicke zur Abholung digital zur Verfügung.

Für den Versand von Einzeldokumenten kann man über die Website www.output.ag den Druckertreiber für die brieffabrik herunterladen. Nach der Installation kann die brieffabrik direkt für den Versand verwendet werden.

 

Ist der bitkasten für den Empfänger wirklich dauerhaft kostenlos?

Ja, in seiner Grundfunktion ist der bitkasten für den Empfänger dauerhaft kostenlos. Für den Empfang des Schreibens kommt – wie beid er klassischen Post – der Absender auf, welcher wesentlich weniger Kostenaufwand hat, als wenn er Ihnen das Schreiben auf regulärem Weg zusendet. Lediglich die Druckkosten, wenn der Empfänger das Dokument ausdruckt, fallen an. Die digitale Zustellung zielt jedoch langfristig auf eine Archivierung in digitaler Form ab. Somit gehören Aktenordner, Locher und Sortiersysteme mit dem bitkasten der Vergangenheit an. Will man seine Dokumente direkt im bitkasten archivieren, ist auch das über eine Archivfunktion möglich. Diese ist jedoch kostenpflichtig.

 

Muss der Empfänger besondere Kenntnisse haben, um den bitkasten nutzen zu können?

Nein, der bitkasten ist selbsterklärend. Durch die einfache Menüführung wird der Empfänger Schritt für Schritt durch seinen persönlichen elektronischen Briefkasten geführt. Natürlich gibt es aber auch die Möglichkeit über die Hilfe- oder Chatfunktion auf Hilfe zuzugreifen. Wir helfen bei Fragen gerne weiter!

 

Welche Vorteile hat es, Post in Zukunft über den bitkasten an Empfänger zu versenden?

Ganz einfach: man spart viel Zeit und Geld. Zudem sind Schreiben schneller beim Empfänger, da keine Laufzeiten für den Postweg anfallen. Die Verwaltung von Dokumenten geht in digitaler Form genauso schnell und einfach wie die Verwaltung von Urlaubsfotos. Zudem schont man durch die enorme Ersparnis an Papier zugleich die Umwelt.

 

Wie verwendet man den bitkasten als Empfänger?

Egal ob PC, Tablet oder Smartphone ist es möglich auf zwei Wege auf Ihren bitkasten zuzugreifen:

  • Über die Website: www.bitkasten.de. Hier kann sich der Empfänger mit Hilfe des neuen Personalausweises einloggen und seine Post empfangen.
  • Aus der AusweisApp2 heraus: Starten Sie hierfür die AusweisApp2. Wählen Sie in dieser den Reiter „Anbieter“ und suchen Sie nach „bitkasten“. Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie zum Anmeldeportal, auf dem alle weiteren Schritte erklärt werden.

 

Welche Geräte werden benötigt um den bitkasten nutzen zu können?

Um den bitkasten als Empänger nutzen zu können wird lediglich ein PC, Tablet oder Smartphone benötigt. Besitzt man ein NFC fähiges Smartphone wird kein Lesegerät mehr für den Personalausweis benötigt. Zur Idendifizierung muss man lediglich den Personalausweis an die Rückseite des Smartphones halten und die idendifizierung über die AusweisApp2 starten. Besitzt man kein NFC fähiges Smartphone kann man den Personalausweis über ein Lesegerät auslesen und den bitkasten über den PC nutzen.

 

Welche Smartphones sind NFC fähig?

Die meisten aktuellen Android-Smartphones sind mit einem NFC Chip ausgestattet. Beispiele sind das Samsung Galaxy S7, S8 oder S9. Ebenso verfügen viele Android Tablets über diese Funktion.

Apple hingegen unterstützt NFC bisher nur beschränkt. Jedoch ist die AusweisApp2 bald auch für Apple verfügbar.

Eine Übersicht finden Sie hier: https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete/

 

Werden persönliche Daten oder Dokumente irgendwo dauerhaft gespeichert?

Nein, der bitkasten speichert nichts dauerhaft ab. Er vergleicht lediglich die Adressdaten auf dem neuen Personalausweis mit den in ihm befindlichen Adressdaten der Schreiben. Stimmen diese überein, so lässt er einen Abruf des Dokuments zu. Nach dem Öffnen und Lesen eines Dokuments muss man eine Aktion auswählen. Man kann das Dokument Drucken, Downloaden oder Weiterleiten. Nach dieser Aktion verschwindet das Dokument aus dem bitkasten.

Holt der Empfänger sein Dokument nicht während der definierten Vorhaltezeit ab, wird das Dokument über einen Druckdienstleister auf dem klassischen Postweg zugestellt. Auch in diesem Fall wird das Dokument danach im bitkasten gelöscht.

Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des bitkasten Archivs, ist die Lage natürlich anders. Dann werden die Dokumente im Archiv gespeichert.

 

Können Briefe über den bitkasten verschickt werden, wenn der Empfänger den bitkasten noch nicht nutzt?

Ja. Grundsätzlich können über den bitkasten digitale Briefe an jede Postadresse in Deutschland zugestellt werden. Ist der Empfänger sich dessen aber nicht bewusst und ruft seine Dokumente nicht ab, so werden diese nach der definierten Vorhaltezeit auf klassischem Weg per Post zugestellt.

 

Was bekommt der Absender für Daten vom Empfänger?

Der bitkasten übersendet keine unmittelbar personenbezogenen Daten. Er übersendet lediglich die Angabe, wann ein an Sie versandtes Dokument geöffnet / gelesen und welche IP-Adresse dabei verwendet wurde. Dies dient als Nachweis, dass das Dokument zugestellt wurde (ähnlich der Unterschrift bei einem Einschreiben) und einem ggf. rechtswirksamen Nachweis.

 

Wo werden Briefe an den Empfänger hinterlegt und wer kann darauf zugreifen?

Die an den Empfänger versandten Schreiben werden vom Absender über einen verschlüsselten Kanal direkt auf einen Hochsicherheitsserver geladen und von der Software des bitkasten verarbeitet. Ein Zugriff auf den Inhalt dieser Datenpakete ist nur über eine positive eID-Authentifizierung möglich. Dies bedeutet, dass ein Ausweisdokument mit übereinstimmenden Empfangsadressdaten, sowie die korrekte eID-PIN es überhaupt ermöglicht auf die Schreiben zuzugreifen.

 

Ist der bitkasten anfällig für Spam und Pishing-Mails?

Das ist das Schönste am bitkasten: der Erhalt ungewollter Mails oder Emails mit gefährlichen Inhalten ist unmöglich. Nur Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen, die die Postanschrift des Empfängers kennen, können auch Schreiben im bitkasten interlegen. Da der Abgleich Ihrer Adresse über eine verschlüsselte Verbindung erfolgt, kann die entgegen einer E-Mailadresse auch nicht abgefangen werden.

 

Muss der Empfänger den bitkasten nutzen, um mit Unternehmen / Verwaltung XY zu kommunizieren?

Nein, der bitkasten bietet nur einen schnelleren und komfortableren Weg der Kommunikation als es die Briefpost tut. Wir zwingen niemanden zur Nutzung des bitkasten. Flexibilität und Ungezwungenheit sind auch für uns wichtige Anliegen. Unternehmen, die dem Empfänger Post schicken möchten, stellen diese zunächst dem bitkasten zur Verfügung. Wenn diese nicht abgeholt wird, geht sie ganz regulär in die Briefpost und kommt beim Empfänger auf gewohntem Weg an.

 

Was passiert, wenn der Empfänger seinen neuen Personalausweis verloren hat oder er gestohlen wurde?

Ein verloren gegangener oder gestohlener Ausweis wird auf eine Sperrliste der Bundesdruckerei gesetzt. Sobald der Ausweis auf dieser Liste steht, kann keiner auf die Post bzw. das bitkasten Konto des Empfängers zugreifen. Dieses wird von uns gesperrt. Ein Ausdruck und ein klassischer Versand der Empfänger-Post erfolgt trotzdem. Hat der Empfänger einen neuen Personalausweis beantragt und erhalten, registriert er sich einfach damit neu auf unserem Portal.

 

Wird der Empfänger darüber benachrichtigt, wenn „neue“ Post in seinem bitkasten landet?

Der Empfänger kann Benachrichtigungen selbst und ganz individuell einstellen – vorausgesetzt er hat sich registriert und sich ein bitkasten-Konto angelegt. Unter Zustelloptionen kann er diese entsprechend hinterlegen.

 

Wie lange bleibt ein Dokument im bitkasten stehen?

Der Versender kann selbst entscheiden, wie lange ein Dokument für den Empfänger im bitkasten verfügbar ist. Dies kann er beim Versand definieren. Ist die Vorhaltezeit für ein Dokument um und es wurde nicht elektronisch abgeholt, so wird es ausgedruckt und auf dem klassischen Weg per Post an den Empfänger zugestellt.

 

Kann der Empfänger seine Post archivieren?

Nach dem Erhalt und Öffnen eines Dokuments muss der Empfänger eine Aktion auswählen. Er kann das Dokument Herunterladen, Weiterleiten oder Drucken. Nach Ausführung der Aktion wird das Dokument im bitkasten gelöscht.

Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des bitkasten Archivs, so kann die komplette Post im direkt im bitkasten archiviert werden.

 

Gibt es eine bitkasten APP und wie bekommt der Empfänger diese?

Die bitkasten App soll es dem Empfänger ermöglichen noch einfach auf seine Dokumente zugreifen zu können. Mit Hilfe der App ist kein Einloggen über die Website oder die Ausweis App2 mehr nötig. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, dass die bitkasten App bald über den Google Play Store und dem Apple Store heruntergeladen  werden kann.