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FAQ


Allgemein

Wie funktioniert das Konzept digitaler Briefkasten?

Mit Hilfe des digitalen Briefkastens können Versender Briefsendung wie gewohnt per Postadresse versenden. Dafür nehmen wir die Druckdaten – egal aus welchem System – und stellen diese auf dem :::bitkasten Server bereit.

Der Empfänger kann seine digital bereitgestellte Post problemlos über einen PC, Tablet oder ein Smartphone abholen. Alles was er benötigt ist ein neuer Personalausweis mit elektronischem Chip, sowie ein NFC Lesegerät.

Sollte der Empfänger seine Post nicht im digitalen Briefkasten abholen, wird der Brief nach einer definierten Vorhaltezeit auf dem klassischen Weg zugestellt. So stellt man sicher, dass ein Brief mit 100%iger Sicherheit zugestellt wird.

Warum sollte man auf einen digitalen Briefkasten umsteigen?

Da der :::bitkasten von jedem Versender verwendet werden kann, bildet er die gleiche Funktion ab wie der klassische Briefkasten an der Hauswand. Jegliche Post kann digital in einem einzigen elektronischen Postfach zugestellt werden. Für den Versender reduziert sich damit der Aufwand, er spart Portokosten und schont dabei auch noch die Umwelt.

Welche Geräte werden benötigt um den :::bitkasten nutzen zu können?

Um den bitkasten als Empänger nutzen zu können wird lediglich ein PC, Tablet oder Smartphone und ein Lesegerät für den neuen Personalausweis benötigt. Besitzt man ein NFC fähiges Smartphone wird keins mehr benötigt.

Zur Idendifizierung legt man den Personalausweis auf das Lesegerät und gibt nach Aufforderung seinen persönlichen PIN ein. Besitzt man ein NFC-fähiges Smartphone, benötigt man kein Lesegerät, sondern kann den Personalausweis einfach auf die Rückseite des Gerätes legen.

Welche Smartphones sind NFC fähig?

Die meisten aktuellen Android-Smartphones sind mit einem NFC Chip ausgestattet. Beispiele sind das Samsung Galaxy S7, S8 oder S9. Ebenso verfügen viele Android Tablets über diese Funktion.

Apple hingegen unterstützt NFC bisher nur beschränkt. Jedoch ist die AusweisApp2 bald auch für Apple verfügbar.

Eine Übersicht finden Sie hier: https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete/

Werden persönliche Daten oder Dokumente irgendwo dauerhaft gespeichert?

Nein, der :::bitkasten speichert nichts dauerhaft ab. Er vergleicht lediglich die Adressdaten auf dem neuen Personalausweis mit den in ihm befindlichen Adressdaten der Schreiben. Stimmen diese überein, so lässt er einen Abruf des Dokuments zu. Der Empfänger entscheidet nun, wie er seine Post erhalten möchte. Er kann das Dokument drucken, downloaden oder weiterleiten. Nach dieser Aktion verschwindet das Dokument aus dem :::bitkasten.

Holt der Empfänger sein Dokument nicht während der definierten Vorhaltezeit ab, wird das Dokument über einen Druckdienstleister auf dem klassischen Postweg zugestellt. Auch in diesem Fall wird das Dokument danach im :::bitkasten gelöscht.

Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des :::itkasten Archivs, ist die Lage natürlich anders. Dann werden die Dokumente im Archiv gespeichert.

Was bekommt der Absender für Daten vom Empfänger?

Der :::bitkasten übersendet keine unmittelbar personenbezogenen Daten. Er übersendet lediglich die Angabe, wann ein versandtes Dokument geöffnet / gelesen und welche IP-Adresse dabei verwendet wurde. Dies dient als Nachweis, dass das Dokument zugestellt wurde (ähnlich der Unterschrift bei einem Einschreiben) und einem ggf. rechtswirksamen Nachweis.

Ist der :::bitkasten anfällig für Spam und Pishing-Mails?

Das ist das Schönste am :::bitkasten: der Erhalt ungewollter Mails oder Emails mit gefährlichen Inhalten ist unmöglich. Nur Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen, die die Postanschrift des Empfängers kennen, können auch Schreiben im :::bitkasten interlegen. Da der Abgleich Ihrer Adresse über eine verschlüsselte Verbindung erfolgt, kann die entgegen einer E-Mailadresse auch nicht abgefangen werden.

Gibt es eine :::bitkasten APP und wie bekommt der Empfänger diese?

JA! Die :::bitkasten App kann über den Google Play Store oder dem Apple Store kostenfrei heruntergeladen  werden. Die :::bitkasten App soll es dem Empfänger ermöglichen noch einfacher auf seine Dokumente zugreifen zu können.

Ist der :::bitkasten mandantenfähig?

Ja, der :::bitkasten ist mandantenfähig. Mit dem Versender wird ein Onboarding Prozess vereinbart. Diesen müssen Kunden oder Mitarbeiter durchlaufen, um die vom Versender bereitgestellten Services im :::bitkasten nutzen zu können. Scheidet ein Mitarbeiter beispielsweise aus dem Unternehmen aus, so hat er zukünftig keinen Zugriff mehr auf die Services seines Arbeitgebers im :::bitkasten.

Welche Funktionen bietet die :::bitkasten APP?

Die bitkasten APP ist die mobile Version des bitkasten Webclients. Allerdings können darüber mehr Funktionen bereitgestellt werden, wie zum Beispiel intelligente Dokumente, die ausgefüllt und an den Versender zurückgeschickt werden können.

Die Funktionen der :::bitkasten APP im Überblick:

Posteingang
Dokumente
Formulare
Der Versender kann dem Empfänger intelligente Formulare bereitstellen. Dabei handelt es sich um ein Formular, welches ausgefüllt, unterschrieben und zurückgeschickt werden kann.

Archiv
Der Empfänger hat ein persönliches, lebenslang verfügbares Archiv zur Verfügung. In das kann der Empfänger jegliche Dokumente, die er von Versendern erhalten hat, ablegen. Der Speicherplatz ist auf 500 MB begrenzt, kann aber jederzeit erweitert werden. Die Kosten dafür werden dem Empfänger in Rechnung gestellt.

Dokumente hochladen
Dahinter versteckt sich eine Fotofunktion. Darüber kann der Empfänger zum Beispiel seine analogen Dokumente abfotografieren und in seinem Archiv ablegen. Zudem kann er darüber seine Reisekostenbelege abfotografieren und für die Abrechnung einreichen.

Was außerdem gerne als Funktion genutzt wird, ist eine AU-Bescheinigung hochzuladen und an den Versender bzw. Arbeitgeber zu senden.

Einstellungen
Wie im Webclient können Sie Ihre Zustellregeln, Benachrichtigungen und Weiterleitungen einstellen, verwalten und jederzeit ändern.

Informationen
Darunter sind Informationen rund um das Handling der :::bitkasten APP hinterlegt.

Hier handelt es sich um Standardfunktionen der :::bitkasten APP. Jeder Versender, der die :::bitkasten APP seinen Kunden oder Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchte, kann individuelle Services anbieten.

Gerade im HR Bereich sind digitale Services wie

  • AU-Bescheinigung hochladen
  • Urlaubsantrag stellen
  • Arbeitsverträge digital unterzeichnen und zurücksenden

sehr gefragt und können einfach in die mobile Anwendung als Funktion integriert werden.

Wie aktualiert man die :::bitkasten APP?

Wir empfehlen Ihnen, die App immer auf die neuste Version zu aktualisieren, damit der volle Funktionsumfang zu jeder Zeit gewährleistet ist. Am besten aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres Mobilfunkgerätes die automatischen Updates.

Wie sicher ist die :::bitkasten APP?

Wir sorgen für Sicherheit! Die Registrierung erfolgt über eine Zweifaktoren Authentifizierung oder über den neuen Personalausweis. Da Ihnen digitale Post, sprich hochsensible Daten im bitkasten bereitgestellt werden, setzen wir auf die höchsten Sicherheitsstandards, welche beide Methoden erfüllen.

Versender

Für welche Versender ist der :::bitkasten geeignet?

Jeder Versender kann Post über den :::bitkasten versenden.

Welche Kosten fallen für Versender beim Postversand über den :::bitkasten an?

Für den Versender fällt das elektronische Porto an, welches jedoch weit unter dem analogen Porto liegt. Dokumente, welche vom Empfänger nicht digital abgeholt werden, können über einen Druckdienstleister der output.ag portooptimiert versendet werden. Unsere Preisinformation finden Sie hier: Preisinformation_output.ag

Welchen Aufwand müssen Versender betreiben, um den :::bitkasten zu nutzen?

Der Versender kann den :::bitkasten sofort und ohne großen Aufwand in seine bestehende IT-Infrastruktur einbinden und auf elektronischen Postversand umstellen. Der Versender nutzt einfach die bereits vorhandene Druckdatei, um Daten in den bitkasten hochzuladen. Die Postadresse des Empfängers ist für den Versand ausreichend. Weiterer Aufwand entsteht dem Versender nicht. Die vom Versender übergebenen Daten werden aufbereitet und stehen dem Empfänger innerhalb weniger Augenblicke zur Abholung digital zur Verfügung.

Für den Versand von Einzeldokumenten in den :::bitkasten kann man über die Website www.output.ag den Druckertreiber für die brieffabrik herunterladen. Nach der Installation kann die brieffabrik direkt für den Versand verwendet werden.

Wie lange bleibt ein Dokument im :::bitkasten stehen?

Der Versender kann selbst entscheiden, wie lange ein Dokument für den Empfänger im :::bitkasten verfügbar ist. Dies kann er beim Versand definieren. Ist die Vorhaltezeit für ein Dokument um und es wurde nicht elektronisch abgeholt, so wird es ausgedruckt und auf dem klassischen Weg per Post an den Empfänger zugestellt.

Empfänger

Wie verwendet man den :::bitkasten als Empfänger?

Egal ob PC, Tablet oder Smartphone ist es möglich auf den :::bitkasten zuzugreifen:

  • Starten Sie die AusweisApp2. Wählen Sie den Reiter „Anbieter“ und suchen Sie nach „bitkasten“. Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie zum Anmeldeportal, auf dem alle weiteren Schritte erklärt werden.
  • Der :::bitkasten ist auch als App verfügbar. Sie können die APP im GooglePlayStore oder Apple Store kostenfrei herunterladen. Eine Anmeldung kann mit Zugangsdaten oder dem neuen Personalausweis erfolgen.

Für welche Empfänger ist der :::bitkasten geeignet?

Jeder der im Besitz eines neuen Personalausweises mit aktiviertem Chip ist kann mit Hilfe der Meldeadresse über den :::bitkasten Post empfangen. Der Empfänger muss lediglich seine Versender darüber informieren, dass er seine Post zukünftig digital haben möchte.

Ist der :::bitkasten für den Empfänger wirklich dauerhaft kostenlos?

Ja, in seiner Grundfunktion ist der :::bitkasten für den Empfänger dauerhaft kostenlos. Das :::bitkasten Archiv verfügt über einen Speicher von 500 MB, was der Empfänger kostenfrei nutzen kann. Möchte der Empfänger mehr Speichervolumen haben, so werden diese Kosten dem Empfänger in Rechnung gestellt.

Muss der Empfänger besondere Kenntnisse haben, um den :::bitkasten nutzen zu können?

Nein, der :::bitkasten ist selbsterklärend. Durch die einfache Menüführung wird der Empfänger Schritt für Schritt durch seinen persönlichen elektronischen Briefkasten geführt. Natürlich gibt es aber auch die Möglichkeit über die Hilfe- oder Chatfunktion auf Hilfe zuzugreifen. Wir helfen bei Fragen gerne weiter!

Was passiert, wenn der Empfänger seinen neuen Personalausweis verloren hat oder er gestohlen wurde?

Ein verloren gegangener oder gestohlener Ausweis wird auf eine Sperrliste der Bundesdruckerei gesetzt. Sobald der Ausweis auf dieser Liste steht, kann keiner auf die Post bzw. das bitkasten Konto des Empfängers zugreifen. Dieses wird von uns gesperrt. Ein Ausdruck und ein klassischer Versand der Empfänger-Post erfolgt trotzdem. Hat der Empfänger einen neuen Personalausweis beantragt und erhalten, registriert er sich einfach damit neu auf unserem Portal.

Wird der Empfänger darüber benachrichtigt, wenn „neue” Post in seinem :::bitkasten ist?

Der Empfänger kann Benachrichtigungen selbst und ganz individuell einstellen – vorausgesetzt er hat sich registriert und sich ein :::bitkasten-Konto angelegt. Unter Einstellungen kann er diese entsprechend hinterlegen.

Kann der Empfänger seine Post archivieren?

Für den Empfänger steht ein :::bitkasten Archiv lebenslang zur Verfügung. Es verfügt über einen kostenfreien Speicherplatz von 500 MB. Der Empfänger kann Dokumente, Fotos, etc. dort ablegen. Falls der Speicher nicht ausreicht, kann dieser erweitert werden.

Was, wenn der Empfänger keine Dokumente digital erhalten hat?

In diesem Fall muss der Empfänger den Support :::bitkasten kontaktieren, um das Problem zu schildern. Der Support wird zeitnah die Ursache analysieren und ggf. das Problem beheben. Der Support ist per E-Mail erreichbar nachricht@bitkasten.de.

Die Zustellung erfolgt anhand der Postadresse. Eine nicht mitgeteilte Adressänderung kann zum Beispiel die Ursache sein, dass der Empfänger keine Dokumente mehr erhält. Auf dem Dokument steht eine andere Anschrift steht als auf dem Dokument.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass eine automatische Weiterleitung eingestellt ist. In diesem Fall wird das Dokument an die vom Empfänger definierten Zieladresse weitergeleitet und steht auch nicht mehr im :::bitkasten.

Kontaktformular

Sie haben Fragen und möchten von uns kontaktiert werden?

Dann füllen Sie bitte dazu das Formular aus. Wir werden uns kurzfristig mit Ihnen in Verbindung setzten.

Ihr :::output.ag Team

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