Wie digital ist die digitale Briefpost der Deutschen Post?
Die Tool-Landschaft für Digitalisierung wird immer voller und unübersichtlicher. Uns erreichen daher viele Fragen, ob wir eine Alternative zu Lösungen der Deutschen Post sind und wo die Unterschiede sind.
Wir haben die ePOST Dienste der Deutschen Post einmal genauer unter die Lupe genommen. Alle Angaben basieren auf eigener Recherche.
Voraussetzung
Um die E-POST Dienste in Anspruch nehmen zu können, bedarf es einer Registrierung. Diese ist kostenfrei und online möglich. Voraussetzung ist die Volljährigkeit, ein Wohnsitz in Deutschland und eine Mobilfunknummer eines deutschen Mobilfunkanbieters. Das Konto wird sofort freigeschaltet.
Für die Nutzung der Dienste ist dann jedoch eine Verifizierung der Angaben notwendig. Ohne diese ist das Postfach eigentlich nur als Archiv nutzbar.
Für die Verifikation gibt es zwei Verfahren, die je nach Dienst erforderlich sind:
- Adress-Verifikation zur Sicherstellung, dass der/die Nutzer:in unter der angegeben Anschrift wohnhaft ist: Versand einer Adress-TAN an die angegebene Adresse, Eingabe in das E-Postfach nach Erhalt
- POSTIDENT (auch POSTIDENT VIDEO) zur eindeutigen Identifizierung der Nutzer anhand des Ausweises: Voraussetzung ist ein gültiger Personalausweis oder Reisepass; per Videochat führt ein Call Center Agent die Nutzer:innen durch den Identifizierungsprozess
E-POST Brief mit klassischer Zustellung
Der Versender erstellt die Briefkommunikation digital im E-POST Portal, über Software- oder Hardwarelösungen oder einer API[i]. Nach der Übertragung der Daten geht es in den klassischen, analogen Prozess. Die Servicedienstleister der Deutschen Post AG drucken, kuvertieren und frankieren die Briefe. Die Zustellung erfolgt analog, per Post an den Empfänger.
Die Zustellung als Einschreiben kann als Zusatzleistung erworben werden.
Info: In den AGBs für Privatkunden und Geschäftskunden spricht die Deutsche Post vom E-POST Brief mit klassischer Zustellung. Auf den Webseiten wird von „Briefe online versenden mit E-POST“ gesprochen.
Der ursprüngliche E-POST Brief (gestartet am 14.07.2010) wurde zum 31.12.2019 eingestellt.
Die Zustellung erfolgte elektronisch, sofern Empfänger und Versender die ePost Dienste nutzten. War der Empfänger kein registrierter E-POST Kunde, wurde der Brief von einem Tochterunternehmen der Deutschen Post ausgedruckt, kuvertiert und als klassischer Brief an die postalische Adresse des Empfängers versendet. Die Verifikation erfolgte über POSTIDENT und eine Handy-TAN.
eIDAS Brief
Der eIDAS[ii] Brief wird digital ausgeliefert und ersetzt damit den physischen Brief. Er wird mit einem qualifizierten Siegel (Echtheitsgarantie) und Zeitstempel (Rechtsverbindlichkeit) versehen. Der Empfänger (Privatkunde) erhält den eIDAS Brief in seinem Postfach im E-POST Portal oder der App. Eine Antwort ist über den bestehenden hybriden E-POST Brief möglich – also digital ausfüllen und analog verschicken.
Doch bevor man den eIDAS Brief verwenden kann, sind neben dem E-POST Zugang noch einige Hürden zu meistern.
- Der Versender benötigt eine kundenindividuelle technische Anbindung. Ein Versand über bestehende Anwendungen wie E-POST Business Box, Mailer oder die API ist nicht möglich.
- Der Versender benötigt einen entsprechenden Vertrag mit der DP AG.
- Empfänger und Versender (Antragsunterzeichner) müssen eindeutig persönliche identifiziert sein. Dies erfolgt über das POSTIDENT oder auch POSTIDENT VIDEO.
Aktuell kann der Versender lediglich ein Geschäftskunde sein. Zu jeder Sendung wird eine Belegkopie für den Versender im E-POST-System bereitgestellt. Diese kann heruntergeladen und archiviert werden. Die Kosten pro Sendung variieren je nach Sendungsvolumen und können bei der E-POST angefragt werden.
Info: Die Deutsche Post wird in der eIDAS-Trust-List der Bundesnetzagentur als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter für die Zustellung elektronischer Einschreiben geführt.
Briefankündigung
Die Briefankündigung erwähnen wir hier nur zur Vollständigkeit in der Betrachtung der ePost Dienste. Wir verstehen den Mehrwert dieser Anwendung nicht wirklich. Was hilft es, ein Bild der Vorderseite des Umschlags zu erhalten, der am gleichen Tag im Briefkasten liegt?
Im Rahmen der Briefankündigung erhalten GMX oder WEB.DE E-Mail-Nutzer eine Benachrichtigung inkl. Umschlagfoto in ihr E-Mail-Postfach. Pro Brief wird eine separate E-Mail versendet. Die Umschläge werden nicht geöffnet und die Inhalte werden nicht dargestellt.
Bei den Anbietern GMX und WEB.DE kann man sich seit dem 01.01.2021 für den Service registrieren. Die Aktivierung im E-Mail-Account erfolgt dann über einen Bestätigungscode (Adress-Verifikation), der per Post zugeschickt wird.
Digitale Kopie
Die erweiterte Form der Briefankündigung ist die „Digitale Kopie“. Hierbei erhält der Empfänger zusätzlich zum physischen Brief eine Kopie des Inhalts zusätzlich zum Umschlagfoto. Neben den Kunden von GMX und WEB.DE, können bereits seit 01.01.2019 Privatkunden der E-POST eine Digitale Kopie erhalten. Der Service ist kostenfrei.
Die Anmeldung für GMX und WEB.DE Kunden entspricht der Anmeldung der Briefankündigung. Es erfolgt eine Adress-Verifikation durch einen postalisch zugeschickten Bestätigungscode. Als E-POST Kunden erhält man die Digitale Kopie „automatisch“. Man hat keine Möglichkeit diese abzubestellen.
Voraussetzung für eine Digitale Kopie ist, dass der Versender mitmacht und die Informationen digital bereitstellt. Eine Liste von teilnehmenden Unternehmen gibt es nicht. Dies muss bei jedem Versender angefragt werden.
Ablauf aus Sicht des Versenders
Sofern Unternehmen, die Anwendungen E-POST Businessbox, E-POST Mailer, E-POST Business API und docuguide verwenden, wird die Digitale Kopie automatisch erzeugt. Für alle Anderen bedarf es eine individuelle technische Anbindung. Es wird ausschließlich das Datenformat PDF/A verarbeitet. Zusätzlich muss eine XML-Datei zur Verfügung gestellt werden.
Der Versand der Digitalen Kopie erfolgt erst, wenn der zugehörige physische Brief im Briefzentrum verarbeitet wurde. Hier erfolgt die eindeutige Zuordnung zur physischen Briefsendung über die Frankier-ID (20-stellige Kombination aus Zeichen und Ziffern). Bei Nichtzustellbarkeit werden die Daten unmittelbar gelöscht.
Die E-Mail inkl. Digitaler Kopie als Anhang wird durch eine elektronische Signatur vor Manipulationen geschützt. Der Versand der E-Mail an die Server von GMX bzw. WEB.DE ist über eine Transportverschlüsselung gesichert.
Um Anreiz für Unternehmen zu schaffen die Digitale Kopie zu nutzen, erhalten sogenannte Reichweitenpartner (mind. 200.000 Sendungen pro Quartal) bei Erfüllung bestimmter Bedingungen eine Vergütung von 0,03 EUR pro Sendung.
Identifikation
Die Zuordnung der Empfängerangaben auf der Sendung mit den hinterlegten Anschriften der registrierten Nutzer findet zwei Mal statt.
- Bei der Aussteuerung der Sendungsbilder aus dem Briefstrom für das Umschlagfoto
- In einem weiteren nachgelagerten Verarbeitungsschritt
Wird keine eindeutige Übereinstimmung festgestellt, werden die Bilddaten und die Digitale Kopie gelöscht.
Bei der Prüfung wird sowohl die Adresse als auch die Namenszeile auf eindeutige Übereinstimmung geprüft. Stimmt der Nachnamen und der Vorname und, wenn angegeben, auch die Anrede mit den hinterlegten Nutzerdaten überein, so ist eine eindeutige Zuordnung bestätigt. Sollte allerdings die Anrede nicht mit den Angaben des teilnehmenden Nutzers übereinstimmen oder ein abweichender Vorname oder Nachname (Tippfehler) vorliegen, gilt dies als keine Übereinstimmung.
E-POSTSCAN
Auch diesen ePost Dienst erwähnen wir nur der Vollständigkeit. Beworben wird der Service als digitaler Empfang der Post. Allerdings reden wir hier über einen Scan-Dienst. Das heißt dass die physische Post wird im Briefzentrum „aussortiert“, geöffnet und eingescannt. Die gescannten Dokumente werden digital in das E-POST Portal eingestellt und die physischen Briefe im Nachgang an eine gewünschte Adresse dem Empfänger zugeschickt.
E-Postbrief mit klassischer Zustellung | eIDAS Brief | Digitale Kopie | bitkasten | |
|---|---|---|---|---|
| Zusammenfassung | Online-Erstellung eines analog versendeten Briefs | Unidirektionale gesicherte Online-Kommunikation | Digitale Vorabkopie des klassischen Briefs | Digitale bidirektionale gesicherte Kommunikation (ohne klassischen Versand) |
| Voraussetzung für Empfänger | E-Post-Zugang¹ | E-Post-Zugang¹ | E-Post-Zugang¹ oder E-Mail-Account bei GMX/WEB.DE | bitkasten-Zugang |
| Benutzer Onboarding | Adress-Verifikation | Adress-Verifikation + Persönliche Identifizierung (POSTIDENT) | + Persönliche Identifizierung | nPA oder Online-Banking (yes.com) oder Adress-Verifikation |
| Elektronischer Empfang | nein | ja | ja (zusätzlich zum Brief) | ja |
| Elektronische Antwort möglich | nein² | nein | nein | ja |
| Tag der Zustellung | Versandtag +1 | Versandtag | Versandtag +1 | Versandtag |
| Elektronische Übermittlung der Daten durch Versender | ja | ja | ja (PDF/A) | ja (alle gängigen Formate) |
| E-Mail-Adresse notwendig für Zustellungsprozess | nein | nein | nein | nein |
| Nachhaltigkeit³ / CO₂ Ausstoß | 20 Gramm | ca. 7 Gramm | ca. 27 Gramm | ca. 7 Gramm |
Leiter Geschäftsentwicklung
