FAQ ∣ Versender
Fragen & Antworten
Unsere FAQs enthalten eine Zusammenstellung der meistgestellten Fragen. Dies können eher technische Fragen (wie Implementierung innerhalb des Unternehmens, Anbindung der Druckerei oder Zustellinformationen) oder Fragen zum bitkasten aus Sicht des Postempfängers sein.
Sollten Sie eine Frage haben, die bisher nicht beantwortet wurde, kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular. Wir werden kurzfristig mit Ihnen Kontakt aufnehmen und unser FAQ dann auch entsprechend ergänzen.
Allgemein
Der bitkasten identifiziert die Nutzer:innen anhand der Post-Adresse. Der bitkasten liest die Adresse aus dem bestehenden Druckdatenstrom und Dokumenten aus und ordnet sie den bitkasten Nutzer:innen zu. Wenn sich der/ie bitkasten Nutzer:in mit dem Personalausweis einloggt, kann die Post gelesen werden.
Der bitkasten braucht keine E-Mail und E-Mail-Adresse von dem/der Empfänger:in, keinen Druckertreiber, keine IT-Installation und nutzt die Postadresse für die Zustellung. Die Identifizierung erfolgt über den Personalausweis, der die Adresse ausliest. Digitale Unterschriften, Übermittlung von Daten aus dem Input-Management, Formulare und Archivierung sind auch Teil der Lösung. Anbindung von Schnittstellen und Integration in Unternehmenssysteme ist aufgrund der offenen Schnittstellen-Architektur einfach umzusetzen.
Nach dem Standard-Datenschutzmodell (SDM 2.0a) haben wir einen normalen Schutzbedarf für von der Verarbeitung betroffene Personendaten.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten laut DSGVO Artikel 9 wie:
- rassische und ethnische Herkunft
- politische Meinungen
- religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
- Gewerkschaftszugehörigkeit
- genetische Daten
- biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person
- Gesundheitsdaten
- Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person
erfassen wir standardmäßig nicht.
Ansonsten haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Artikel 32 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) getroffen.
Die Digitalisierung von Output und der klassischen Briefpost ist der erste Schritt. Der bitkasten ist eine integrative Lösung, die Prozesse rund um Dokumente abbildet. Auch Input Prozesse können abgebildet werden, wie z.B. Formulare und hinterlegte Datenfelder.
Setup
Für den ersten Schritt der Digitalisierung der Briefkommunikation gibt es keine Setup Kosten. Es fallen lediglich Kosten durch die Versendung der Passwort-Briefe für die gewünschten Nutzer:innen an.
Wenn Formulare erstellt bzw. bidirektionale Kommunikationswege erstellt werden, dann gibt es individuelle Projekt- bzw. Dienstleistungskosten. Die Anbindung von Druckereien müssen separat betrachtet werden. Hier kommt es u.a. auf die Formate an.
Nein, Vor-Ort-Einsätze werden nicht notwendig. Alle Anpassungen, Schulungen etc. können remote durchgeführt werden.
Formularbau & Erstellung von digitalen Workflows (Online Services) können auch durch Partner erfolgen.
Integration
Ja, der Webzugang kann unter einer eigenen bitkasten Server Adresse individuell mit Farben und Logo angepasst werden. Es ist keine eigene bitkasten Instanz, sondern ein Zugriff für die Nutzer mit eigenem Design des Versenders. Diese Option, Einrichtung und Betrieb ist kostenpflichtig.
Definitiv! Unsere offene und flexible Architektur ermöglicht eine sehr einfache Integration in bestehende Portale.
Die Idee des bitkastens ist, dass es ein digitaler Briefkasten für all die Post ist. Da man ja auch zuhause nicht separate Briefkästen für z.B. die Bank oder die Kommune hat, bieten wir den bitkasten nicht exklusiv an. Wir können den bitkasten an das jeweilige Corporate Design anpassen.
Durch die moderne Schnittstellen-Architektur ist die Integration in den meisten Fällen möglich. Dies hat den Vorteil, dass nicht zwei Apps an die Belegschaft ausgerollt werden müssen.
Das Konzept des bitkasten ist es, ein Briefkasten für alle Versender zu sein. Eine Anpassung des Designs ist innerhalb der Online Services im bitkasten möglich. Der Web Client kann unter eigenem bitkasten Name bereitgestellt werden. (z.B. “Stadt Musterbach bitkasten”). Betrieb und Einrichtung sind mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Anbindung an die Druckerei
Die Zustellung des Druckdatenstroms erfolgt als sichere Dateiübertragung über einen SFTP, VPN etc. Die Wartezeit oder Vorhaltezeit kann bestimmt werden.
Im Normallfall erhält die Druckerei die Daten als PDF. Alternativ liefern wir, wenn möglich das gleiche Format zurück, in welchem wir die Druckdaten erhalten.
Kosten für das elektronische Porto entstehen nur dann, wenn das Dokument auch im bitkasten „abgeholt“ also damit interagiert wird – lesen, herunterladen und/ oder archivieren.
Nein, der bitkasten arbeitet nicht mit Druckertreibern, die Dokumente in ein Portal hochladen. Wir nehmen den erzeugten Druckdatenstrom und stellen den auf den bitkasten Server. Da wir auf den bestehenden Druckdatenstrom setzen, den sie uns per sicherer Dateiübertragung zukommen lassen (SFTP, VPN, etc.) , ist eine Installation und Zertifizierung von Treibern nicht notwendig.
Der bestehende Druckdienstleister oder Druckerei kann für die nicht abgeholte Post im bitkasten weiter genutzt werden. Der bitkasten sendet dann die Differenz über den bestehenden Prozess. Wenn gewünscht, können wir aber über einen Kooperationspartner auch die Druckdienstleistung anbieten.
Zustellinformation
Technisch ist dies möglich. Wir können Informationen zurück liefern, wenn mit dem Dokument interagiert wird. Die rechtliche Seite wird gerade geprüft.
Technisch ist dies möglich. Wir können Informationen zurück liefern, wenn mit dem Dokument interagiert wird. Für den Rückschein haben wir auch die Möglichkeit ein Signaturfeld zu integrieren. Die rechtliche Seite wird gerade geprüft.
Ja, wir können ein Signal an DMS zurück schicken, dass User mit ID xyz das Dokument erhalten, geöffnet oder heruntergeladen hat.
Ausgabe
Nein, die Zuordnung erfolgt über die postalische Adresse. Eine E-Mail ist nicht erforderlich. Im bitkasten kann eine E-Mail zur Benachrichtigung für den Posteingang hinterlegt werden. Diese dient aber nicht der Zustellung des Briefes.
Nein, der bitkasten kann mehr als nur Output ausliefern. Benutzer:innen können mit dem bitkasten vieles tun. Dokumente ausfüllen, zurücksenden, Verträge unterschreiben, weitere Dokumente übermitteln, Formulare übermitteln. In den meisten Projekten startet es als einfache digitale Auslieferung des Schriftguts, dann werden aber immer mehr Prozesse digitalisiert und abgebildet.
Antwort über den bitkasten
Dies ist ganz individuell und muss sich kundenbezogen angesehen bzw. vereinbart werden. Wir haben eine offene und dokumentierte API, mit der wir in der Lage sind, die gängigsten Formate zurückzugeben. Formulare oder Eingabefelder nach z. B. Lebenslagen können im bitkasten hinterlegt werden.
Dies kann vom Versender individuell pro Dokument bestimmt werden. Beim Onboarding-Prozess werden die digital zu versendenden Dokumenten bestimmt und je nach Kategorie Regeln der Vorhaltezeit und Fehlerhandling definiert. Im Bereich Entgeltabrechnungen haben sich Unternehmen bisher für 30 Tage im Schnitt entschieden. Bei Rechnungszustellungen etc. sind es im Schnitt 3-5 Tage.
“Der Zugriff ist begrenzt auf den/die jeweilige/n Benutzer:in.
Unsere Software-Entwickler haben keinen Zugriff auf die produktiven Systeme. Der Zugriff darauf ist sehr stark eingeschränkt und nur für wenige, notwendige Personen zugelassen. Der Zugriff auf die Dokumente im Posteingang ist nur über die Anwendung selbst möglich, nicht durch Administratoren auf den Servern.”
Der bitkasten ist ein in sich geschlossenes System und benötigt keine E-Mail. Der Benutzer meldet sich im bitkasten an und empfängt und bearbeitet seine Post. Es wird keine E-Mail zur Zustellung verwendet, nur als Benachrichtigung. Ein E-Mail opt-in wird daher nicht benötigt.
Archiv
Ja, es kann sowohl eine Ordnerstruktur im Archiv erstellt als auch eigene Dokumente hochgeladen werden. Hierfür fallen keine weiteren Kosten an. Das Archiv hat aktuell 2 GB.
Dokumente werden im PDF Format zugestellt. Beim Hochladen von eigenen Dokumenten in das Langzeitarchiv, werden die gängigsten Formate wie PDF, JPEG, MP3 etc. unterstützt.
Nein, das Archiv ist im bitkasten für Benutzer:innen integriert. Wir gehen davon aus, dass Sie Ihre Dokumente in einem DMS oder ähnlichem vorhalten.
Input
Der bitkasten kann Dokumente erfassen und an Empfänger weiterleiten. Stand heute erfolgt dies ohne OCR. Es gibt viele Möglichkeiten, Eingabemöglichkeiten, Abfragen, Formulare und Prozesse im bitkasten abzubilden. Der bitkasten dient damit als Input-Schnittstelle eines Nutzers in ein Unternehmen oder Behörde. Die Daten werden dabei digital, ohne Medienbruch und im vorgegebenen Format übermittelt
