FAQ | Häufige Fragen

Hier findest du Informationen, die Dir die ersten Schritte mit dem :::bitkasten erleichtern. Erfahre mehr zu den zahlreichen Funktionen.

FAQ | Häufige Fragen

Hier findest du Informationen, die Dir die ersten Schritte mit dem :::bitkasten erleichtern. Erfahre mehr zu den zahlreichen Funktionen.

Allgemeine Fragen

Der :::bitkasten hat sich das Prinzip des klassischen Briefkastens an der Hauswand „abgeschaut“. Dort wirft der Briefträger jegliche an dich adressierte Post ein. Warum also ein seit Jahrhunderten funktionierendes Prinzip ändern? In deinen :::bitkasten können alle Absender Post anhand deiner Postadresse digital zustellen. 

Du kannst deinen :::bitkasten über den Webbrowser oder mittels APP auf dem Tablet/Smartphone öffnen und deine Post empfangen und abrufen. Alles was du dafür benötigst, ist dein neuer Personalausweis mit elektronischem Chip, ein NFC Lesegerät oder einfach nur ein NFC fähiges Smartphone. Alternativ hast du die Möglichkeit dich mit einem Benutzernamen und Kennwort im :::bitkasten anzumelden.

Falls du mal nicht die Möglichkeit hast, deine Post im :::bitkasten abzuholen, wird sie dir auf dem klassisch Weg per Post in gedruckter Form zugestellt. Oder du richtest dir einfach eine automatische Archivierung deiner Dokumente ein.

Der große Unterschied ist, dass der :::bitkasten offen für alle Absender ist. Ein Portal ist stets beschränkt auf ein Unternehmen, z.B. die Bank, Versicherung oder der Telefonanbieter. Zudem erfolgt die digitale Zustellung deiner Post anhand deiner Postadresse auf dem Brief – nicht via E-Mail o.ä.

E-Mail-Versand

Möchte der Absender dir Informationen per E-Mail zuschicken, muss er vorher deine aktuelle E-Mail-Adresse in Erfahrung bringen und sich dein Einverständnis (Opt-In) einholen. Bei jeder Änderung der E-Mail-Adresse (ca. 25% werden jährlich geändert) ist der Prozess erneut notwendig. Ob die E-Mail dann auch bei dir ankommt, ist nicht sichergestellt.

:::bitkasten

Beim :::bitkasten ist der Ablauf anders. Der Absender braucht keine weiteren Informationen von dir. Alle Informationen sind aufgrund der Postadresse bereits vorhanden. Ein Opt-In in klassischer Form muss der Absender nicht einholen. Die Zustellung ist zu 100% gewährleistet. Die elektronische Abholung ist dokumentiert und nachvollziehbar.

Jeder Absender kann Post digital in den :::bitkasten einwerfen. Dies kann zum Beispiel deine Bank, Versicherung oder Krankenkasse sein.

Jeder, der im Besitz eines neuen Personalausweises, elektronischem Aufenthaltstitel oder einer eID-Karte mit aktiviertem Chip ist, kann mit Hilfe der Meldeadresse über den :::bitkasten Post empfangen. Eine Registrierung mit der Zweifaktoren-Authentifizierung ist ebenfalls möglich.

Der Zugriff auf deinen :::bitkasten ist über zwei Wege möglich:

Der :::bitkasten WebClient kann unter bitkasten.de bzw. mein.bitkasten.de im Netz aufgerufen werden. Er wird von allen gängigen Browsern wie zum Beispiel Google CHROME, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Opera unterstützt. 

Achtung! Einzig und allein der Internet Explorer unterstützt den neuen WebClient nicht. Hintergrund ist, dass Microsoft den Browser nicht mehr weiterentwickelt und auch keine Upgrades mehr zur Verfügung stellt.

Ja natürlich! Die :::bitkasten APP kann kostenfrei im GooglePlay Store oder im Apple Store heruntergeladen werden. Die mobile Anwendung soll es dir als Empfänger noch viel einfacher machen, auf deine Dokumente zuzugreifen. Über dein Smartphone kannst du deine Post abrufen und verwalten.

Die meisten aktuellen Android-Smartphones sind mit einem NFC Chip ausgestattet. Ebenso verfügen viele Android Tablets über diese Funktion. Apple hingegen unterstützt NFC bisher nur beschränkt. Die Nutzung der AusweisApp2 auf iOS Geräte ist ab Version 13.1 aufwärts möglich.

Eine Übersicht finden Sie hier: https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete/

Der :::bitkasten übersendet keine unmittelbar personenbezogenen Daten. Er übersendet lediglich die Angabe, wann ein an dich als Empfänger versandtes Dokument geöffnet / gelesen und welche IP-Adresse dabei verwendet wurde. Dies dient als Nachweis, dass das Dokument zugestellt wurde (ähnlich wie ein Einschreiben mit Rückschein) und einem ggf. rechtswirksamen Nachweis.

Ja, der :::bitkasten ist für dich als Empfänger kostenlos. Für den Versand deiner Post kommt – wie bei der klassischen Post – der Absender auf. 

Die Sicherheit und Diskretion des :::bitkasten stand bei der Entwicklung immer an oberster Stelle. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, nur die besten Partner für dieses Projekt mit an Bord zu holen. Daten und deine Dokumente sind dort in verschlüsselter Form vor realen wie auch digitalen Bedrohungen geschützt. Zusätzlich versuchen wir, durch eine enge Kooperation und der strengen Einhaltung von Richtlinien des BSI, es Hackern so schwer wie nur irgendwie möglich zu machen.

Nein, der :::bitkasten speichert nichts dauerhaft ab. Er überprüft lediglich die Adressdaten. Bei Übereinstimmung wird dir das Dokument digital zugestellt. 

Ist das Dokument in deinem Posteingang, kannst du selbst entscheiden, was du mit deiner Post machen möchtest. Du kannst das Dokument exportieren, archivieren oder löschen. 

Solltest du dein Dokument innerhalb, einer vom Absender definierten Vorhaltezeit, nicht abholen, wird dir das Dokument auf dem klassischen Postweg zugestellt. Alternativ kannst du aber auch eine automatischen Archivierung deines Dokumentes einrichten.

Die an dich versandte Post wird vom Absender über einen verschlüsselten Kanal an uns übertragen. Nach erfolgter Überprüfung der Adressdaten wird diese in den :::bitkasten eingestellt. 

Die Speicherung deiner Daten erfolgt in Deutschland. Unsere deutschen Rechenzentren erfüllen die nationalen und internationalen Compliance Standards wie z. B. ISO 27001.

Fragen zum Empfang

Bitte setze dich in diesem Fall direkt mit dem Support in Verbindung und schildere dein Problem. Du erreichst uns Montag bis Freitag von 9:00 – 17:00 Uhr telefonisch unter 0911/60998688, per E-Mail über support@bitkasten.de oder über das Supportformular.

 

Im WebClient kannst du im Menüpunkt „Einstellungen“ unter „Zustellkanäle & Benachrichtigungen“ eine E-Mail-Adresse einrichten. Du erhältst dann eine Benachrichtigung, sobald ein neues Dokument in deinem :::bitkasten eingegangen ist. Für die Aktivierung der Benachrichtigung ist eine Verifizierung deiner E-Mail-Adresse vorab erforderlich. Erst dann ist die Funktion der Benachrichtigung aktiviert.

In der :::bitkasten APP kannst du dies natürlich auch einrichten. Gehe in Deinen Einstellungen unter „Benachrichtigungen“ und füge deine E-Mail-Adresse hinzu. Nach der Verifizierung der E-Mail-Adresse kannst du die Funktion der Benachrichtigung aktivieren.

Die Basis-Funktionen des :::bitkastens im Überblick:

  • Posteingang
  • Archiv
  • Einstellungen

Jeder Absender hat die Möglichkeit, die Funktionalitäten und Services für seine Kunden und Mitarbeiter zu erweitern. Gerade im HR Bereich werden häufig noch folgende Funktionen angeboten:

  • AU-Bescheinigung hochladen
  • Urlaubsantrag stellen
  • Anträge & Formulare digital unterzeichnen und zurücksenden
  • Arbeitsverträge rechtsverbindlich unterschreiben und zurücksenden
  • Änderungsmitteilung (neue Adresse, neue Bankverbindung) übermitteln

Der :::bitkasten WebClient wird automatisch aktualisiert. Eine Infomeldung dazu erscheint sobald du dich im :::bitkasten angemeldet hast.

Für die :::bitkasten APP werden regelmäßig Updates zur Verfügung gestellt. Hier empfehlen wir, dass du in den Einstellungen deines Smartphones/Tablets automatische Updates aktivierst. Möchtest du dies nicht, so kannst du in deinem App Store unter „Meine Apps“ prüfen, ob ein neues Update zur Installation zur Verfügung steht.

Auf der Login Seite deines :::bitkastens kannst du dir ein neues Passwort vergeben. Klicke hierfür auf „Sie haben Ihr Passwort vergessen?“. Du wirst auf eine neue Webseite im Browser geleitet. Nachdem du deine verifizierte E-Mail-Adresse eingegeben hast, bestätige „Passwort zurücksetzen“. Du erhältst eine E-Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse (bitte Posteingang prüfen, ggf. SPAM, JUNK Ordner prüfen). In der E-Mail bitte auf „Passwort neu setzen“ klicken. Es öffnet sich eine weitere Webseite, auf der du dir dein neues Passwort vergeben kannst. Nach Bestätigen bitte in der Meldung auf „Anmelden“ klicken.

Im WebClient

  • Gehe im Menüpunkt „Einstellungen“ auf „Zustellkanäle & Benachrichtigungen“
  • Klicke auf „Neuer Zustellkanal“
  • Wähle „E-Mail“ aus
  • Gib deine E-Mail-Adresse ein und bestätigen diese, indem Du auf den grünen Haken klickst
  • Du erhältst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink zur Aktivierung an die angegebene E-Mail-Adresse
  • Klicke den Link in der E-Mail oder kopiere diese und öffne diesen in deinen Webbrowser
  • Es erscheint auf einer Folgeseite die Meldung, dass die E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert wurde
  • In den Einstellungen wird die eingegebene E-Mail-Adresse nun als „Aktiv“ angezeigt.

In der APP

  • Gehe im Menüpunkt „Einstellungen“ auf „Benachrichtigungen“
  • Klicke auf den Button „Hinzufügen“
  • Gib nun Deine gewünschte E-Mail-Adresse ein und bestätigen diese
  • Du erhältst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink zur Aktivierung an die angegebene E-Mail-Adresse
  • Klicke den Link in der E-Mail oder kopiere diese und öffne diesen in deinen Webbrowser
  • Es erscheint auf einer Folgeseite die Meldung, dass die E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert wurde
  • In den Einstellungen wird die eingegebene E-Mail-Adresse nun als „Aktiv“ angezeigt.

Prüfe bitte deine Geräteeinstellungen, ob die biometrische Anmeldung generell eingerichtet und auch aktiviert ist. Um die biometrische Anmeldung zu ermöglichen gehe in deine Einstellungen und wähle den Reiter „APP-Anmeldung“ aus. Aktiviere die biometrische Anmeldung, indem du auf den Schieber tippst. Bei erfolgreicher Aktivierung färbt sich dieser grün.  

Bitte beachte, dass für die biometrische Anmeldung auch die automatische Anmeldung mit aktiviert wird. Bei Aktivierung der automatischen Anmeldung wird gleichzeitig der Benutzername gespeichert. Diese Einstellungen werden durch Klick auf den Zurück Button oben rechts gespeichert.  

Bei der nächsten Anmeldung wirst du gefragt, welches biometrisches Authentifizierungsverfahren du verwenden möchtest. Du hast die Wahl zwischen Face ID und Fingerprint. Hast du deine Auswahl getroffen, klicke in der Meldung, die als nächstes erscheint, auf „Bestätigen“. 

Es kann passieren, dass bei der Verwendung des Adobe Acrobat Readers die Dokumente schwarz angezeigt werden und somit nicht druckbar sind. Du hast in diesem Fall zwei Möglichkeiten. Entweder druckst du das Dokument über deinen Webbrowser oder du stellst die Druckoptionen im Adobe Acrobat Reader auf „Als Bild drucken“ ein.

Wenn das Archiv voll ist kannst du Dokument, die du von deinem Absender erhältst, nicht manuell ins Archiv verschieben. Eine automatische Archivierung nach Ablauf der Vorhaltezeit wird dennoch ausgeführt. Für die Möglichkeit zur Erweiterung des Speicherplatzes kontaktiere bitte den Support.

Wir entwickeln den :::bitkasten stetig weiter und es werden regelmäßig neue Versionen veröffentlicht – sowohl für die :::bitkasten APP als auch für den WebClient. Eine Übersicht zu den neuen Funktionen und Verbesserungen findest du hier.  

Fragen zum Versenden

Klassischer Postversand ist unflexibel, zeitaufwendig, teuer und nicht mehr wirklich zeitgemäß. E-Mails erfreuen sich großer Beliebtheit und helfen Zeit und Aufwand zu sparen, jedoch weisen sie große Lücken auf, wenn es zum Thema Datenschutz und rechtsverbindliche Zustellung geht. Zudem ändern sich E-Mail-Adressen regelmäßig, was zu hohen Unzustellbarkeitsraten führt.

Viele Unternehmen haben daher eigene Portale für die Zustellung ihrer Dokumente, wie z.B. Rechnungen und Gehaltsabrechnungen geschaffen. Hierbei handelt es sich jedoch um Insellösungen, welche alle eine Registrierung und individuelle Passwörter erfordern. Die Handhabung wird auf Dauer umständlich, da der Empfänger sich bei vielen verschiedenen Portalen einloggen muss, um all seine Post abzurufen.

Da der :::bitkasten von jedem Versender gleichermaßen verwendet werden kann, ist er mit dem klassische Briefkasten an der Hauswand zu vergleichen – nur digital. Die Post wird anhand der Adresse digital im jeweiligen elektronischen Postfach zugestellt. Dies reduziert Aufwand, spart Portokosten und schont die Umwelt.

Sollte ein Empfänger seine Post im digitalen Briefkasten nicht abholen, wird der Brief nach einer definierten Vorhaltezeit auf dem klassischen Weg zugestellt. So wird sichergestellt, dass ein Brief mit 100%iger Sicherheit zugestellt wird.

Kein Problem. Wir stellen eine 100%ige Zustellung sicher. Hat der Empfänger keinen :::bitkasten oder ruft seine Dokumente nicht ab, so werden diese, nach der von Ihnen vorgegebenen Vorhaltezeit, auf klassischem Weg per Post zugestellt. 

Alternativ können Sie auch die Anforderung „Dokumente automatisch archivieren“ mitgeben. In diesem Fall werden bei Nichtabholung die Dokumente automatisch ins Archiv verschoben.

Sie als Versender können den :::bitkasten sofort und ohne Anpassung Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur und bestehenden Prozesse einbinden und auf elektronischen Postversand umstellen. 

Dazu übermitteln Sie uns einfach die bereits vorhandene Druckdatei. Fertig. Eine Datentrennung muss nicht vorgenommen werden. 

Die Postadresse des Empfängers ist für den Versand ausreichend. Die von Ihnen übergebenen Daten werden aufbereitet und stehen dem Empfänger zur Abholung digital zur Verfügung. 

Es gibt Standardfunktionen in der :::bitkasten APP, die jedem Empfänger zur Verfügung stehen. Möchte ein Versender weitere Services anbieten, so können diese binnen kurzer Zeit in die Anwendung integriert werden.

Beispiele weiterer Services

  • Anträge und Verträge digital unterzeichnen lassen (Arbeitsverträge etc.)
  • AU-Bescheinigungen hochladen
  • Mitarbeiterausweis beantragen
  • Tutorials, Schulungen digital bereitstellen
  • Urlaubsanträge digital abwickeln
  • Zeitkonto
  • Mitarbeiterbewertung / Vorgesetztenbewertung
  • Umfragen

Ja, der :::bitkasten ist mandantenfähig. Mit Ihnen als Versender wird ein Onboarding Prozess vereinbart. Diesen müssen Kunden und Mitarbeiter durchlaufen, um die vom Versender bereitgestellten Services in der :::bitkasten APP oder im :::bitkasten WebClient nutzen zu können. Scheidet beispielsweise ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, so hat er zukünftig keinen Zugriff mehr auf die (Extra) Services seines bisherigen Arbeitgebers im :::bitkasten. Er kann aber seinen :::bitkasten mit Standardfunktionen weiterhin kostenlos nutzen.

Das Preismodell des :::bitkastens ist nutzungsabhängig. Es gibt keine Grundgebühr oder Lizenzkosten. 

Wir verrechnen Ihnen die Transaktionskosten, sprich Sie bezahlen für jede elektronische Zustellung & Abholung. Zusätzliche Online Services und Funktionen, wie die qualifizierte elektronische Signatur, werden separat abgerechnet.