FAQ | Häufige Fragen

Hier findest Du Informationen, die Dir die ersten Schritte mit dem :::bitkasten erleichtern. Erfahre mehr zu den zahlreichen Funktionen des :::bitkasten.

FAQ | Häufige Fragen

Hier findest Du Informationen, die Dir die ersten Schritte mit dem :::bitkasten erleichtern. Erfahre mehr zu den zahlreichen Funktionen des :::bitkasten.

Allgemein

Der :::bitkasten hat sich das Prinzip des klassischen Briefkastens an der Hauswand „abgeschaut“. Wie jeder von uns hast Du einen analogen Briefkasten, in den der Briefträger jegliche an Dich adressierte Post einwirft. Warum also ein seit Jahrhunderten funktionierendes Prinzip ändern? In Deinen :::bitkasten können ALLE Versender Post anhand Deiner Postadresse digital einwerfen. Und genau DAS unterscheidet uns von allen anderen Lösungen, die es heute auf dem Markt gibt.

Deinen :::bitkasten kannst Du über einen PC, ein Tablet oder über ein Smartphone öffnen und Deine Post „abholen“. empfangen und abrufen. Alles was Du benötigst ist der neue Personalausweis mit elektronischem Chip, ein NFC Lesegerät oder einfach nur ein NFC fähiges Smartphone. Natürlich hast Du alternativ die Möglichkeit Dich mit Benutzername und Kennwort im :::bitkasten anzumelden.

Falls Du nicht die Möglichkeit hast Deine Post im :::bitkasten abzuholen, so wird diese ausgedruckt und Dir klassisch per Post zugestellt. Alternativ kann eine automatische Archivierung Deiner Dokumente erfolgen.

Der große Unterschied im Vergleich zu anderen Portalen ist, dass der :::bitkasten offen für alle Versender ist. Ein Portal ist stets beschränkt auf einen Versender, z.B. die entsprechende Bank, Versicherung oder den Telefonanbieter. Zudem erfolgt die digitale Zustellung Deiner Post anhand Deiner Postadresse auf dem Schreiben – nicht via E-Mail o.ä.

E-Mail-Versand

Möchte der Versender den E-Mail-Versand nutzen, so muss er vorher Deine aktuelle E-Mail-Adresse in Erfahrung bringen und sich Dein Einverständnis (Opt-In) einholen. Bei jeder Änderung der durchaus „flüchtigen“ E-Mail-Adresse (ca. 25% werden jährlich geändert) ist der Prozess erneut notwendig. Ob die E-Mail dann auch bei Dir ankommt, ist nicht sichergestellt.

:::bitkasten

Beim :::bitkasten sieht der Aufwand ganz anders aus. Der Versender nutzt nur die bereits vorhandene Druckdatei, um die Daten in den :::bitkasten hochzuladen. Weiterer Aufwand entsteht für ihn nicht. Ein Opt-In in klassischer Form muss der Versender nicht einholen, da die Zustellung über Deine Postadresse erfolgt. Die Zustellung ist zu 100% gewährleistet. Die elektronische Abholung ist dokumentiert und nachvollziehbar.

Jeder Versender kann Post digital in den :::bitkasten einwerfen. Dies kann zum Beispiel Deine Bank, Deine Versicherung, Deine Krankenkasse etc. sein.

Jeder, der im Besitz eines neuen Personalausweises, elektronischem Aufenthaltstitel oder eID-Karte mit aktiviertem Chip ist, kann mit Hilfe der Meldeadresse über den :::bitkasten Post empfangen. Eine Registrierung mit der Zweifaktoren-Authentifizierung ist auch möglich.

Egal ob PC, Tablet oder Smartphone ist es möglich auf zwei Wegen auf Deinen :::bitkasten zuzugreifen:

Wenn Du den :::bitkasten als zentralen Briefkasten nutzen möchtest musst Du Deinen Versendern schriftlich mitteilen, dass Du Deine Post zukünftig über den :::bitkasten erhalten möchtest. Im Prinzip ist es mit einer Umzugsmeldung zu vergleichen. Diese Information muss den Hinweis zur :::output.ag beinhalten. Die Kontaktdaten der :::output.ag sind anzugeben, da die Abwicklung zwischen dem Versender und der :::output.ag erfolgt.

Hier ein Beispieltext:

Sehr geehrte Damen und Herren, der :::bitkasten ist ab sofort mein elektronischer Briefkasten im Netz. Über ihn möchte ich meine Post zukünftig von Ihnen erhalten. Für die elektronische Zustellung reicht meine Postanschrift aus. Bitte setzen Sie sich bezüglich der Abwicklung des Versands meiner Post über den :::bitkasten mit der :::output.ag in Verbindung, um nähere Informationen zu erhalten.

Kontaktdaten der :::output.ag

:::output.ag
Wallensteinstraße 63
90431 Nürnberg
Telefon 0911 – 6000 2874
Web: www.output.ag
E-Mail: info@output.ag

Der :::bitkasten WebClient kann unter bitkasten.de bzw. mein.bitkasten.de im Netz aufgerufen werden. Der :::bitkasten WebClient wird von allen gängigen Browsern unterstützt, wie zum Beispiel Google CHROME, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Opera. Achtung! Einzig und allein der Internet Explorer unterstützt den neuen WebClient nicht. Hintergrund ist, dass Microsoft den Browser nicht mehr weiterentwickelt und auch keine Upgrades mehr zur Verfügung stellt.

Ja natürlich! Die :::bitkasten APP kann kostenfrei im GooglePlay Store oder im Apple Store heruntergeladen werden. Die mobile Anwendung soll es Dir als Empfänger noch viel einfacher machen, auf Deine Dokumente zuzugreifen. Über Dein Smartphone kannst Du Deine Post abrufen und verwalten.

Die meisten aktuellen Android-Smartphones sind mit einem NFC Chip ausgestattet. Beispiele sind das Samsung Galaxy S7, S8 oder S9. Ebenso verfügen viele Android Tablets über diese Funktion. Apple hingegen unterstützt NFC bisher nur beschränkt. Die Nutzung der AusweisApp2 auf iOS Geräte ist ab Version 13.1 aufwärts möglich.

Eine Übersicht finden Sie hier: https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete/

Der :::bitkasten übersendet keine unmittelbar personenbezogenen Daten. Er übersendet lediglich die Angabe, wann ein an Dich als Empfänger versandtes Dokument geöffnet / gelesen und welche IP-Adresse dabei verwendet wurde. Dies dient als Nachweis, dass das Dokument zugestellt wurde (ähnlich wie ein Einschreiben mit Rückschein) und einem ggf. rechtswirksamen Nachweis.

Ja, in seiner Grundfunktion ist der :::bitkasten für Dich als Empfänger dauerhaft kostenlos. Für den Empfang des Schreibens kommt – wie bei der klassischen Post – der Absender auf. Die digitale Zustellung zielt jedoch langfristig auf eine Archivierung in digitaler Form ab. Somit gehören Aktenordner, Locher und Sortiersysteme mit dem :::bitkasten der Vergangenheit an. Will man seine Dokumente direkt im :::bitkasten archivieren, ist auch das über eine Archivfunktion möglich. Diese ist jedoch kostenpflichtig.

Die Sicherheit und Diskretion des :::bitkasten stand bei der Entwicklung immer an vorderster Stelle. Dadurch hat es die :::output.ag sich zur Aufgabe gemacht nur die besten Partner für dieses Projekt mit an Bord zu holen. Daten und somit Deine Dokumente sind dort in verschlüsselter Form vor realen wie auch digitalen Bedrohungen perfekt geschützt. Zusätzlich versuchen wir, durch eine enge Kooperation und der strengen Einhaltung von Richtlinien des BSI, es Hackern so schwer wie nur irgendwie möglich zu machen.

Nein, der :::bitkasten speichert nichts dauerhaft ab. Er vergleicht lediglich die im Adressdaten und bei Übereinstimmung lässt er einen Abruf des Dokuments zu. Wenn Du das Dokument im Posteingang erhalten hast kannst Du selbst entscheiden, was Du mit Deiner Post machst. Du kannst das Dokument per E-Mail weiterleiten, archivieren, exportieren oder löschen. Solltest Du Dein Dokument nicht innerhalb der von Deinem Versender definierten Vorhaltezeit abholen, wird das Dokument auf dem klassischen Postweg zugestellt. Alternativ gibt es die Möglichkeit der automatischen Archivierung Deines Dokuments.

Die an Dich als Empfänger versandten Schreiben werden vom Versender über einen verschlüsselten Kanal übertragen und in den :::bitkasten eingestellt. Die Speicherung Deiner  Daten erfolgt ausschließlich in Deutschland. Unsere Rechenzentren erfüllen die nationalen und internationalen Compliance Standards wie z. B. ISO 27001.

:::bitkasten für Empfänger

Bitte setze Dich in diesem Fall direkt mit dem Support in Verbindung und schildere Dein Problem. Den Support kannst Du Montag bis Freitag von 9-17 Uhr per E-Mail unter support@bitkasten.de oder über das Supportformular erreichen. Alternativ kannst Du die KollegInnen auch telefonisch unter 0911/60998688 innerhalb der Supportzeiten erreichen.

 

Du kannst Dir im WebClient in Deinen Einstellungen unter Zustellkanäle & Benachrichtigungen eine E-Mail-Adresse einrichten, an die Du eine Benachrichtigung geschickt bekommst, sobald ein neues Dokument für Dich im :::bitkasten eingegangen ist. Für die Aktivierung der Benachrichtigung ist vorab die Verifizierung Deiner E-Mail-Adresse erforderlich. Erst dann kannst Du den Button für Benachrichtigungen aktivieren.

In der :::bitkasten APP kannst Du dies natürlich auch einrichten. Gehe in Deinen Einstellungen unter Benachrichtigungen und füge Deine E-Mail-Adresse hinzu. Nach der Verifizierung der E-Mail kannst Du dann auch den Button für Benachrichtigungen aktivieren.

Die :::bitkasten APP ist die mobile Version des :::bitkasten WebClients. Die Basic Services der :::bitkasten APP im Überblick:

  • Posteingang

  • Archiv

  • Einstellungen

Jeder Versender hat die Möglichkeit die Funktionalitäten und Services für seine Kunden / Mitarbeiter etc. zu erweitern. Gerade im HR Bereich gibt es spannende Services wie

  • AU-Bescheinigung hochladen,

  • Urlaubsantrag stellen,

  • Anträge & Formulare digital unterzeichnen und zurücksenden,

  • Arbeitsverträge rechtsverbindlich unterschreiben und zurücksenden,

  • Änderungsmitteilung (neue Adresse, neue Bankverbindung) übermitteln,

sehr gefragt und können einfach in den :::bitkasten als Funktion integriert werden.

Der :::bitkasten WebClient wird automatisch aktualisiert. Eine Infomeldung dazu erscheint sobald Du Dich im :::bitkasten angemeldet hast.

Für die :::bitkasten APP werden regelmäßig Updates zur Verfügung gestellt. Hier empfehlen wir, dass Du in den Einstellungen Deines Smartphones / Tablets automatische Updates aktivierst. Möchtest Du dies nicht so kannst Du in Deinem App Store unter „Meine Apps“ prüfen, ob ein neues Update zur Installation zur Verfügung steht.

In der :::bitkasten APP als auch im WebClient kannst Du diese Änderung vornehmen.

Du kannst als :::bitkasten Nutzer – wenn Du Dein Passwort vergessen hast – über die Funktion auf der Login Seite :::bitkasten ein neues Passwort vergeben. Klicke dafür auf „Sie haben Ihr Passwort vergessen?“ – Du wirst auf eine neue Seite im Browser geleitet. Nachdem Du Deine in dem :::bitkasten verifizierte E-Mail-Adresse eingegeben hast, klicke auf „Passwort zurücksetzen“. Dir wird eine E-Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet (bitte Posteingang prüfen, ggf. SPAM, JUNK Ordner prüfen). In der E-Mail auf Button „Passwort neu setzen“ klicken. Es öffnet sich die Seite, auf der Du Dir Dein neues Passwort vergeben kannst. Nach Bestätigen bitte in der Meldung auf „Anmelden“ klicken.

Gehe dafür im WebClient wie folgt vor:

  • Gehe in Deinen Einstellungen unter Zustellkanäle & Benachrichtigungen
  • Klicke auf „Neuer Zustellkanal“
  • Wähle „E-Mail“ aus
  • Gib Deine Zieladresse ein und bestätigen diese, indem Du auf den grünen Haken klickst.
  • Dir wird an diese E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem Bestätigungslink für die Aktivierung zugeschickt. 
  • Klicke den Link in der E-Mail an. Alternativ kannst Du den Link in der E-Mail kopieren und im Browser öffnen.
  • Es erscheint auf einer Folgeseite die Erfolgsmeldung, dass die E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert wurde.
  • In den Einstellungen wird die eingegebene Adresse nun als „Aktiv“ angezeigt.

In der APP gehst Du wie folgt vor:

  • Gehe in Deinen Einstellungen unter Benachrichtigungen
  • Klicke auf den Button „Hinzufügen“.
  • Gib nun Deine Zieladresse ein und bestätigen diese.
  • Dir wird an diese E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem Bestätigungslink für die Aktivierung zugeschickt. 
  • Klicke den Link in der E-Mail an. Alternativ kannst Du den Link in der E-Mail kopieren und im Browser öffnen.
  • Es erscheint auf einer Folgeseite die Erfolgsmeldung, dass die E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert wurde.
  • In den Einstellungen wird die eingegebene Adresse nun als „Aktiv“ angezeigt.

Prüfe bitte Deine Geräteeinstellungen, ob die biometrische Anmeldung generell eingerichtet und auch aktiviert ist. Um die biometrische Anmeldung zu ermöglichen gehe in Deine Einstellungen und wähle den Reiter „APP-Anmeldung“ aus. Aktiviere die biometrische Anmeldung, indem Du auf den Schieber tippst. Bei erfolgreicher Aktivierung färbt sich der Schieber grün.  

Bitte beachte, dass für die biometrische Anmeldung auch die automatische Anmeldung mit aktiviert wird. Bei Aktivierung der automatischen Anmeldung wird gleichzeitig der Benutzername gespeichert. Diese Einstellungen werden durch Klick auf den Zurück Button oben rechts gespeichert.  

Bei der nächsten Anmeldung wirst Du gefragt, welches biometrisches Authentifizierungsverfahren Du nutzen möchtest. Du hast die Auswahl zwischen Face ID und Fingerprint. Was Du wählst ist allein Deine Entscheidung. Hast Du Deine Auswahl getroffen, klicke in der Meldung, die als nächstes erscheint, auf „Bestätigen“. 

Es kann passieren, dass bei der Verwendung des Adobe Acrobat Readers die Dokumente schwarz angezeigt werden und somit nicht druckbar sind. Du hast in diesem Fall zwei Möglichkeiten. Drucke das Dokument in diesem Fall entweder über Deinen Browser oder stelle Deine Druckoptionen im Adobe Acrobat Reader auf „Als Bild drucken“ ein.

Wenn das Archiv voll ist kannst Du Dokumente, die Du von Deinem Versender erhältst, nicht manuell ins Archiv verschieben. Eine automatische Archivierung nach Ablauf der Vorhaltezeit erfolgt jedoch. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. Bitte kontaktiere dafür den Support. 

Wir entwickeln den :::bitkasten stetig weiter und es werden regelmäßig neue Versionen veröffentlicht – sowohl für die :::bitkasten APP als auch für den WebClient. Eine Übersicht zu den neuen Funktionen und Verbesserungen findest Du hier: https://www.bitkasten.de/hilfe/versionshinweise/  

:::bitkasten für Versender

Klassischer Postversand ist unflexibel, zeitaufwendig, teuer und nicht mehr wirklich zeitgemäß. E-Mails erfreuen sich großer Beliebtheit und helfen Zeit und Aufwand zu sparen, jedoch weisen sie große Lücken auf, wenn es zum Thema Datenschutz und rechtsverbindliche Zustellung geht. Zudem ändern sich E-Mail-Adressen regelmäßig, was zu hohen Unzustellbarkeitsraten führt.

Viele Unternehmen haben daher eigene Portale für die Zustellung ihrer Dokumente, wie z.B. Rechnungen und Gehaltsabrechnungen geschaffen. Hierbei handelt es sich jedoch um Insellösungen, welche alle eine Registrierung und individuelle Passwörter erfordern. Hierdurch wird das Handling sehr umständlich, da der Empfänger sich bei vielen verschiedenen Portalen einloggen muss, um all seine monatliche Post abzurufen.

Da der :::bitkasten von jedem Versender verwendet werden kann, bildet er die gleiche Funktion ab wie der klassische Briefkasten an der Hauswand. Alle Post kann digital in einem einzigen elektronischen Postfach zugestellt werden. Dies Tatsache reduziert den Aufwand, spart Portokosten und schont die Umwelt.

Sollte ein Empfänger seine Post nicht im digitalen Briefkasten abholen, wird der Brief nach einer definierten Vorhaltezeit auf dem klassischen Weg zugestellt. So wird sichergestellt, dass ein Brief mit 100%iger Sicherheit zugestellt wird.

Sie als Versender müssen bei der Einlieferung von Dokumenten keine Datentrennung vornehmen, sondern stellen alle Daten in den :::bitkasten ein. Hat der Empfänger keinen :::bitkasten oder ruft seine Dokumente nicht ab, so werden diese nach der von Ihnen vorgegebenen Vorhaltezeit auf klassischem Weg per Post zugestellt. So wird sichergestellt, dass ein Brief mit 100%iger Sicherheit zugestellt wird.

Alternativ können Sie auch die Anforderung „Dokumente automatisch archivieren“ mitgeben. In diesem Fall werden bei Nichtabholung die Dokumente automatisch ins Archiv in die Zwischenablage geschoben.

Sie als Versender können den :::bitkasten sofort und ohne großen Aufwand in ihre bestehende IT-Infrastruktur und bestehenden Prozesse einbinden und auf elektronischen Postversand umstellen. Sie geben uns einfach die bereits vorhandene Druckdatei, um Daten in den :::bitkasten hochzuladen. Die Postadresse des Empfängers ist für den Versand ausreichend. Die von Ihnen übergebenen Daten werden aufbereitet und stehen dem Empfänger zur Abholung digital zur Verfügung. 

Es gibt die Standardfunktionen / Basic Services in der :::bitkasten APP, die jedem Empfänger zur Verfügung stehen. Möchte ein Versender weitere (Professional) Services anbieten, so können diese binnen kurzer Zeit in die Anwendung integriert werden.

Weitere Services können sein:
  • Anträge und Verträge digital unterzeichnen lassen (Arbeitsverträge etc.)

  • AU-Bescheinigungen hochladen

  • Mitarbeiterausweis beantragen

  • Tutorials, Schulungen digital bereitstellen

  • Urlaubsanträge digital abwickeln

  • Zeitkonto

  • Mitarbeiterbewertung / Vorgesetztenbewertung

  • Umfragen

Bei Formularen, die der Empfänger bearbeiten und zurücksenden kann, ist es maßgeblich eine Zieladresse oder ein Zielsystem zu hinterlegen. Es kann sich hier nicht nur um eine Sammeladresse handeln, sondern um ein Zielsystem, welches mit den eingesendeten Informationen „gefüttert“ wird. Manuelle Eingaben können dadurch drastisch reduziert werden.

Ja, der :::bitkasten ist mandantenfähig. Mit Ihnen als Versender wird ein Onboarding Prozess vereinbart. Diesen müssen Kunden oder Mitarbeiter durchlaufen, um die vom Versender bereitgestellten Services in der :::bitkasten APP oder im :::bitkasten WebClient nutzen zu können. Scheidet ein Mitarbeiter beispielsweise aus dem Unternehmen aus, so hat er zukünftig keinen Zugriff mehr auf die (Extra) Services seines Arbeitgebers im :::bitkasten. Er kann aber weiterhin seinen :::bitkasten mit der Basic Services kostenlos nutzen.

Wir verrechnen Ihnen die elektronischen Transaktionskosten, sprich Sie bezahlen für jede elektronische Zustellung & Abholung. Zusätzliche Online-Services und Funktionen wie die qualifizierte elektronische Signatur werden separat abgerechnet.