Kurzanleitung bitkasten App für iOS

Du findest im Posteingang alle für dich im bitkasten digital bereitgestellten Dokumente. Bitte führe nach dem Öffnen des Dokuments eine Aktion durch, wie zum Beispiel herunterladen, per E-Mail weiterleiten oder archivieren.

Der Hintergrund ist, dass deine Versender eine Vorhaltezeit für die Bereitstellung von Dokumenten vorgeben. So lange ist das Dokument für dich im bitkasten Posteingang verfügbar.

Nach Ablauf der Vorhaltezeit und ohne ausgeführte Aktion wird das Dokument aus dem Posteingang entfernt (mögliche Folgeprozesse: Zustellung in Papierform per Post oder automatisierte Ablage im Archiv). Was mit deinem Dokument genau passiert wird dir unter „Status“ angezeigt.

Dies ist eine bitkasten-Standardfunktion, um sicherzustellen, dass deine Dokumente sicher aufgehoben sind und nicht verloren gehen.

Du kannst all deine Dokumente in Form einer Listenansicht auf einen Blick in deinem Posteingang finden. Die ungelesenen Dokumente werden dir grün markiert angezeigt, die bereits gelesenen oder weitergeleiteten Dokumente ohne grüne Markierung.

Aufklappbare Informationen zu Dokument

Du kannst zu jedem eingegangenen Dokument im bitkasten detaillierte Informationen einsehen, indem du auf das Pfeilsymbol vor dem Dateinamen klickst. Die Detailinformationen zu 

• Versender
• Dokumententyp
• Erhalten (Empfangsdatum)
• Status (wie zum Beispiel gelesen, weitergeleitet, Postversand etc.)

Anhand der Statusinformation weißt du immer ganz genau, was mit deinem Dokument bisher passiert ist und was ggf. noch passieren wird. Du kannst diese Informationen für jedes einzelne Dokument aufklappen oder aber für alle Dokumente, die sich im Posteingang befinden. Rechts oben neben dem Filtersymbol findest du ein Pfeilsymbol. Tippe mit dem Finger darauf und die Detailinformationen werden für alle Dokumente aufgeklappt. Du kannst diese jederzeit wieder einklappen, indem du erneut auf das Pfeilsymbol rechts oben neben dem Filtersymbol klickst.

Es bieten sich im Posteingang drei Filtermöglichkeiten:

• Zeige nur ungelesene

• Nach Absender

• Nach Typ (Dokumententyp)

Je nach ausgewähltem Filter wird die Ansicht im Posteingang aktualisiert. Um einen Filter zu setzen klicke oben rechts auf das Filtersymbol. Ein Drop-Down Menü mit der o.g. Auswahl öffnet sich. Nun kannst du deinen gewünschten Filter setzen.

Verlässt du den Posteingang so werden alle gesetzten Filter automatisch zurückgesetzt.

Du erhältst von deinen Versendern digital Post über den bitkasten. Das können zum Beispiel einfache Dokumente wie Personaldokumente oder allgemeine Informationen sein, aber auch Formulare bzw. Anträge, die du im bitkasten aufrufen, ausfüllen, unterschreiben und an deinen Versender direkt zurückschicken kannst.

Diese werden mit einem Stiftsymbol rechts neben dem Dateinamen gekennzeichnet, somit erkennst du auf Anhieb, dass hier etwas zu tun ist bzw. du hier etwas ausfüllen, ggf. unterschreiben und zurückschicken sollst.

Den Aufruf kannst du ausführen, indem du mit dem Finger auf den Dateinamen tippst. Alternativ kannst du auf das Stiftsymbol tippen. Beide Wege sind möglich.

Das auszufüllende bzw. zu unterschreibende Dokument öffnet sich automatisch und du kannst deine Angaben dort machen. Im Dokument ist deine digitale Unterschrift erforderlich. Das kann eine einfache elektronische Signatur sein oder es kann erforderlich sein, dass du mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben musst.

Am Ende kannst du das ausgefüllte und  unterschriebene Dokument direkt an deinen Versender zurückschicken. Eine Kopie davon wird dir automatisch zur Verfügung gestellt.

Im Posteingang hast Du die Möglichkeit für Deine erhaltenen Dokumente unterschiedliche Aktionen auszuführen, die wir Dir einzeln beschreiben werden.

Dokument öffnen

Tippe mit dem Finger rechts neben dem Dateinamen auf die drei Punkte.

• Es öffnet sich ein Auswahlmenü

• Öffnen auswählen

• Dokumentenansicht öffnet sich automatisch

Alternativ kannst Du auch einfach auf den Dateinamen mit dem Finger tippen, um in die Dokumentenansicht zu gelangen. Zurück in die Sendungsübersicht gelangst Du über den Button „Zurück“ links oben.

Tippe dafür auf die drei Punkte rechts neben dem Dateinamen und wähle „Weiterleiten“ aus. Es öffnet sich ein Fenster und eine Auflistung der möglichen Optionen wird Dir angezeigt.

Hier werden Dir alle von Dir erstellten Zustellkanäle in Deinen Einstellungen aufgeführt. Wähle nun Deinen Wunsch-Zustellkanal aus, indem Du diesen einfach mit dem Finger antippst. Die Weiterleitung erfolgt automatisch und eine Erfolgsmeldung wird Dir angezeigt. Fertig.

Die Anleitung, wie Du einen Zustellkanal in den Einstellungen hinterlegst findest Du in unseren Kurzanleitungen unter „Verifizierung E-Mail-Adresse“.

Um ein Dokument zu teilen, tippe auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wähle „Teilen“ aus. Es öffnet sich ein Fenster und eine Auflistung der möglichen Optionen wird Dir angezeigt. Das können beispielsweise Dropbox, iCloud, E-Mail sein. Wähle einfach eine der Optionen aus und führe den Teilen-Prozess bis zum Ende durch. Fertig.

Um ein Dokument zu archivieren tippe auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wähle „Archivieren“ aus. Es öffnet sich ein Fenster und eine Auflistung Deiner verfügbaren bzw. angelegten Archivordner wird Dir angezeigt. Klicke mit der Maus den gewünschten Zielordner an – der Archivierungsprozess wird automatisch gestartet und kann ein paar Augenblicke in Anspruch nehmen, bis er abgeschlossen ist. Du findest Dein Dokument nun in dem von Dir ausgewähltem Archivordner.

Um ein Dokument zu drucken tippe auf die drei Punkte neben dem Dateinamen und wähle „Drucken“ aus. Es öffnet sich ein Fenster und eine Auflistung Deiner eingerichteten Drucker wird angezeigt. Wähle das Gerät, über das Du das Dokument ausdrucken möchtest, aus und klicke auf Drucken. Solltest Du noch keinen Drucker auf Deinem Endgerät eingerichtet haben so ist die Einrichtung vorher auszuführen. 

Um ein Dokument im Posteingang zu löschen wische mit dem Finger nach links. Es erscheint die Anzeige mit „Aktion auswählen“. Klicke darauf und wähle „Löschen“. Es wird eine Sicherheitsabfrage eingeblendet, ob Du das Dokument auch wirklich löschen möchtest. Klicke dafür auf JA – das Dokument wird gelöscht. Fertig. Du kannst den Löschprozess abbrechen, indem Du die Meldung mit „NEIN“ bestätigst.

Das bitkasten Archiv gehört Dir als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Du kannst das Archiv verwalten, wie Du es möchtest. Über die Suchfunktion in Deinem persönlichen Archiv kannst Du bestimmte Dokumente schnell und einfach finden. Gib einfach den Namen des Dokuments ein und bestätige die Suche. Nach Eingabe werden alle Archivordner und -inhalte durchsucht – auch Deine Zwischenablage.

Dokument hochladen

Neuen Hauptordner anlegen

Neuen Unterordner anlegen

• Gehe in den Menüpunkt Archiv.
• Wähle den Hauptordner aus, für den Du einen Unterordner anlegen möchtest.
• Klicke oben rechts auf das Stift Symbol.
• Unten wird Dir eine Leiste mit einzelnen Symbolen angezeigt.
• Klicke auf das PLUS Zeichen.
• Gib Deinem neuen Unterordner einen Namen.
• Bestätige das Ganze mit OK.
• Der neue Ordner wird Dir nun in der Archivübersicht angezeigt.

Ordner umbenennen

• Du kannst bestehende Ordner im Archiv individuell umbenennen.
• Dafür wähle den betreffenden Ordner mit dem Finger aus.
• Klicke oben rechts auf das Stift Symbol.
• Wähle in der Symbolleiste unten das Stift Symbol.
• Ein Fenster mit dem aktuellen Ordnernamen öffnet sich automatisch.
• Lösche den „alten“ Ordnernamen und gebe anschließend den neuen Namen ein.
• Bestätige im letzten Schritt die Änderung mit OK.
• In der Ansicht wird Dein Ordner nun mit neuem Namen angezeigt.

Unterordner verschieben

• Du kannst die bestehenden Unterordner im Archiv individuell in andere Hauptordner verschieben.
• Dafür wähle den betreffenden Ordner mit dem Finger aus.
• Klicke oben rechts auf das Stift Symbol.
• Wähle in der Symbolleiste unten das Kreuz Symbol.
• Ein Fenster öffnet sich – wähle hier den neuen Zielordner für den Unterordner aus.
• Bestätige Deine Auswahl in dem Fenster, indem Du unten rechts auf den grünen Haken klickst.
• In der Ansicht wird Dein Unterordner nun „neu“ platziert angezeigt.

Dokument umbenennen

Dokument verschieben

• Du kannst Deine Dokumente im Archiv individuell in andere Ordner verschieben. Gehe dafür in den betreffenden Ordner, in dem das Dokument, welches Du verschieben möchtest, abgelegt ist.
• Klicke rechts auf das Stift Symbol und wähle in der Symbolleiste unten das Kreuz Symbol.
• Ein Fenster öffnet sich – wähle hier den neuen Zielordner für das Dokument aus.
• Bestätige Deine Auswahl in dem Fenster, indem Du unten rechts auf den grünen Haken klickst.
• Das Dokument verschwindet aus dem Ursprungsordner und ist nun an seinem „neuen“ Platz zu
  finden.

Dokument teilen / exportieren

• Du kannst Deine archivierten Dokumente teilen (auf Device speichern, an Messenger weiterleiten, etc.). Dafür gehe in den betreffenden Ordner.
• Klicke oben rechts auf das Stift Symbol.
• Unten wird Dir eine Leiste mit einzelnen Symbolen angezeigt – klicke hier auf das Teilen Icon.
• Dir wird eine Auswahl von Speicherplätzen / Ordnern oder Anwendungen angezeigt (zum Beispiel Outlook
  oder OneDrive).
• Triff Deine Auswahl bzw. Deinen Speicherort.
• Fertig.

Dokument löschen

• Du kannst Deine archivierten Dokumente auch wieder aus dem Archiv löschen. Dafür gehe in den betreffenden Ordner.
• Klicke oben rechts auf das Stift Symbol.
• Unten wird Dir eine Leiste mit einzelnen Symbolen angezeigt.
• Um das Dokument zu löschen klicke auf das Papierkorb Symbol und wähle das betreffende Dokument aus.
• Eine Sicherheitsabfrage erscheint – möchtest Du das Dokument wirklich löschen?
• Bestätige das Ganze mit JA.
• Das Dokument wird gelöscht und verschwindet aus der Ordneransicht.

Du hast die Möglichkeit lokal gespeicherte Dokumente und Daten in Dein persönliches Archiv hochzuladen. Dies ist sowohl im WebClient als auch in der APP möglich.

• Gehe im Menü unter Archiv und klicke oben rechts auf das Stift Symbol.

• Die Menüleiste wird unten eingeblendet.

• Die Symbole in der Leiste werden ausgegraut angezeigt.

• Tippe ganz oben Deinen Benutzernamen in der Anzeige an.

• Dann erscheint das Upload Symbol in Grün unten in der Leiste.

• Tippe das Upload Icon an – die auf dem Device oder in Deinen Speicherorten gespeicherten Daten und Dokumente werden Dir angezeigt.

• Triff Deine Auswahl.

• Bestätigen.

• Upload startet automatisch.

Du kannst über Dein iOS Endgerät Daten (Dokumente, Fotos etc.) über die „Teilen-Funktion“ ins bitkasten Archiv hochladen. 

Gehe dafür wie folgt vor:

• Öffne die Datei, die Du hochladen möchtest. Klicke rechts oben auf das „Teilen-Symbol“.
• Es öffnet sich automatisch eine Übersicht der vorhandenen Speichermöglichkeiten.
• Wähle „Archivieren“ in der Liste aus. Achte rechts auf das bitkasten App Logo.
• Es öffnet sich ein Fenster mit dem Hinweis „Auf  bitkasten archivieren“.
• Klicke rechts unten auf „Archivieren“, um den Archivierungsprozess zu starten.
• Im nächsten Fenster, welches sich automatisch öffnet, wird Dir Dein Archiv angezeigt.
• Wähle Deinen Zielordner aus, indem Du mit Finger darauf tippst und rechts unten auf den grünen Haken klickst.
• Das Foto wird in dem von Dir gewählten Zielordner archiviert.
• Fertig!

Du kannst Dir eine Benachrichtigung einstellen, sprich sobald ein neues Dokument in Deinem bitkasten eingeht, wirst Du darüber informiert. Dafür ist eine Zieladresse unter Benachrichtigungen verifiziert und als primär zu hinterlegen. Falls Du das schon getan hast, klicke bitte in das leere Kästchen – es wird ein grüner Haken gesetzt und der Text ändert sich von „Es werden keine Benachrichtigungen gesendet“ auf „Es werden Benachrichtigungen gesendet“.

Du kannst Deine verifizierten Mailadressen für eine Weiterleitung aller Dokumente (Standardweiterleitung) oder pro Versender / Dokumententyp hinterlegen (versenderbezogene Weiterleitung).

Weiterleitung Dokumente Standard

1. Gehe auf den Reiter „Weiterleitung“.

2. Setze den Haken bei „Alle Dokumente weiterleiten“ und wählen die Zieladresse für die Weiterleitung aus. Die Zieladresse wird nun mit „grünem Schieber“ angezeigt.

3. Es kann eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel).

4. Du kannst den Schieber jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente rückgängig zu machen.

Weiterleitung Dokumente Versenderbezogen

1. Gehe auf den Reiter „Versenderbezogene Weiterleitung“.

2. Ganz oben werden Dir alle Versender, von denen Du Post digital erhältst in Kachelform angezeigt.

3. Wähle den betreffenden Versender aus, in dem Du auf die Kachel klickst.

4. In der Dokumententyp Übersicht kannst Du mit dem grünen Haken die Aktion aktivieren und die Zieladresse auswählen.

5. Du kannst den Schieber jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente rückgängig zu machen.

Wenn du dich das erste Mal im bitkasten anmeldest, wird eine Meldung angezeigt, dass du für bestimmte Versender nun Einstellungen vornehmen kannst. Genauer gesagt, heißt das, du kannst für bestimmte Versender deine Zustimmung für die digitale Zustellung von Post geben (Opt-In). Ohne diese Zustimmung kann keine Post digital über den bitkasten zugestellt und auch kein Service des Versenders genutzt werden.

Grundsätzlich kannst du deine Versender jederzeit in den Einstellungen verwalten. Auch nach der Erstanmeldung wirst du darüber informiert, falls es Versender gibt, die dir Post zustellen wollen / können und für die du ein Opt-In geben kannst.

Opt-In & Opt-Out

Der Opt-In & Opt-Out Prozess kann von Versender zu Versender unterschiedlich sein. Es gibt Versender, für die eine schriftliche Einwilligung notwendig ist und dafür ein Formular bereitstellen. Dieses ist von dir auszufüllen und an den Versender zurückzusenden. Andere bestehen nicht auf einen solchen einen Prozess.

Generell musst du für jeden Versender, von dem du digitale Post erhalten möchtest, deine Zustimmung bzw. dein Opt-In geben. Unter Einstellungen / Opt-In & Opt-Out siehst du alle Versender in Kacheloptik angezeigt, von denen du Post digital erhalten kannst.

Erläuterung Kennzeichnung Versender (generell)

In Form einer Kacheloptik werden dir alle Versender angezeigt. In dem Icon gibt es unterschiedliche Kennzeichnungen:

Status?

Der Status bedeutet, dass du noch keine Einwilligung für diesen Versender getätigt hast. Wenn du ein Opt-In geben möchtest, tippe einfach auf das Icon und bestätige die digitale Zustellung mit OK – der Status wechselt auf einen grünen Haken.

Status Grüner Haken

Wenn dir dieses Zeichen angezeigt wird, dann hast du die Einwilligung bzw. das Opt-In bereits durchgeführt. Solltest du widerrufen wollen, dann tippe auf das Icon und bestätige den Widerruf mit OK – der Status wechselt auf ein rotes Kreuz und das Icon wird ausgegraut angezeigt.

Status Rotes Kreuz

Wenn dir dieses Zeichen angezeigt wird, dann hast du den Widerruf bzw. das Opt-Out bereits durchgeführt. Solltest du erneut eine Einwilligung bzw. Opt-In für den Versender geben wollen, dann tippe auf das Icon und bestätige die Meldung mit OK – der Status wechselt auf einen grünen Haken.

Du kannst dein initiales Passwort, welches du für die Erstanmeldung erhalten hast, jederzeit ändern. Dafür gibt es konkrete Vorgaben zur Länge und den „Arten“ der Zeichen, welches das neue Passwort beinhalten muss.

Regeln für ein sicheres Passwort:

Vorgehensweise Passwort ändern

1. Gehe in deinen Einstellungen auf Passwort ändern.

2. In der ersten Zeile muss das „alte“ Passwort eingegeben werden.

3. In den zwei darauffolgenden Zeilen muss das neue Passwort eingetragen werden.

4. Speichern.

5. Bei der nächsten Anmeldung ist das neue Passwort einzugeben.

Alternativ zu Benutzername und Kennwort gibt es nun auch die Möglichkeit, die biometrische Anmeldung zu nutzen. Prüfe bitte Deine Geräteeinstellungen, ob die biometrische Anmeldung generell eingerichtet und auch aktiviert ist.

Um die biometrische Anmeldung zu ermöglichen gehe in Deine Einstellungen und wähle den Reiter „APP-Anmeldung“ aus. Aktiviere die biometrische Anmeldung, indem Du auf den Schieber tippst. Bei erfolgreicher Aktivierung färbt sich der Schieber grün. Bitte beachte, dass für die biometrische Anmeldung auch die automatische Anmeldung mit aktiviert wird. Bei Aktivierung der automatischen Anmeldung wird gleichzeitig der Benutzername gespeichert. Diese Einstellungen werden durch Klick auf den „Zurück-Button“ oben links gespeichert. 

Bei der nächsten Anmeldung wirst Du gefragt, welches biometrische Authentifizierungsverfahren Du nutzen möchtest. Du hast die Auswahl zwischen Face ID und Fingerprint. Was Du wählst ist allein Deine Entscheidung. Hast Du Deine Auswahl getroffen, klicke in der Meldung, die als nächstes erscheint, auf „Bestätigen

Für noch mehr Sicherheit kannst Du Deinen bitkasten neben Deinem Passwort mit einem zweiten Sicherheitsschritt schützen. 

Du gibst bei jedem Login nach der Eingabe des Passwortes einen einmaligen Zugangscode ein. Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren gehe wie folgt vor:

Lade Dir im ersten Schritt eine Authentifizierungs-App auf Dein Smartphone.

Beispiele Authentifizierungs-App:

• Authy

• Microsoft Authenticator

• Google Authenticator

Melde Dich nun im bitkasten WebClient an und aktiviere in Deinen Einstellungen unter Login & Sicherheit die Zweifaktor-Authentifizierung. Eine Schritt-für-Schritt Anleitung findest Du in den Kurzanleitungen bitkasten WebClient.

Wenn Du die Funktion aktiviert hast ist Dein bitkasten Zugang nun  2-fach geschützt. Bitte lege Dir den Ersatzcode, der Dir nach erfolgreicher Aktivierung angezeigt wird, sicher ab. Am besten speicherst  Du diesen in Deinem bitkasten Archiv ab.

Bei der nächsten Anmeldung in der bitkasten App wird Dir angezeigt, dass Du den Zahlencode, der Dir in Deiner Authenticator App angezeigt wird, eingeben musst, um Deine Anmeldung abzuschließen.

Gehe in Deine Authenticator App, kopiere den Code und wechsle zurück in die APP ein. Gib den Code ein und bestätige diesen. Nach erfolgreicher Eingabe gelangst Du automatisch in das Hauptmenü Deiner bitkasten App.

Fertig.

Du kannst die Zweifaktor-Authentifizierung jederzeit wieder deaktivieren.

Wenn Du noch keine primäre Adresse eingerichtet hast, kannst Du diese unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehe dafür wie folgt vor:

• Klicke auf den Button „Hinzufügen“.
• Gib nun Deine Zieladresse ein und bestätigen diese.
• Dir wird an diese E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem Bestätigungslink für die Aktivierung zugeschickt. 
• Klicke in der erhaltenen E-Mail auf „E-Mail-Adresse
  bestätigen“.
• Es erscheint auf einer Folgeseite die Erfolgsmeldung, dass die E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert wurde.
• In den Einstellungen wird die eingegebene Adresse nun als „Aktiv“ angezeigt.

Die primäre E-Mail-Adresse kann neben Benachrichtigungen, Weiterleitungen auch alternativ zum Benutzernamen bei der Anmeldung im bitkasten genutzt werden. Wenn Du eine andere E-Mail-Adresse als primär hinterlegen möchtest ist diese Einstellung unter Benachrichtigungen durchzuführen. Tippe die bereits aktive Mailadresse mit dem Finger an – ein Fenster öffnet sich. Du wirst gefragt, ob Du diese Adresse als primär / Benutzernamen definieren möchtest. Diese Meldung bestätigst Du mit JA. Die Mailadresse wird nun ganz oben in der Liste als primär / Benutzername angezeigt.

In der App kannst Du über „Passwort vergessen“ auf der Anmeldemaske ein neues Passwort anfordern. Du wirst auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der Du Deine primäre E-Mail-Adresse eingibst. Nach Eingabe und Bestätigung wird an diese Adresse ein Link für die Vergabe eines neuen Passworts geschickt. Klicke in der Mail auf den Link und gib dort Dein neues Passwort ein. Nach Bestätigung wird Dein neues Passwort gespeichert und kann bei der nächsten Anmeldung verwendet werden.

Bei iOS Endgeräten wird auf dem bitkasten App Icon ein roter Kreis mit der Anzahl der ungelesenen Dokumente im Posteingang angezeigt. Die Anzahl der ungelesenen Dokumente wird ca. alle 5 Minuten durch Push aktualisiert; Wenn Du die Berechtigung für Mitteilungen ausgeschaltet hast, wird dies nicht angezeigt. Die Berechtigung muss auf dem Endgerät aktiviert sein.

Infos und Hinweise:

• Die Aktualisierung des Info Badges ist nur möglich, wenn Du Dich im WLAN eingewählt hast.

• Der Info Badge wird dann angezeigt bzw. aktualisiert, wenn Du Dich mindestens einmal in der bitkasten Appangemeldet hast.

• Nachdem Du Dich in der bitkasten App abgemeldet hast, wird die Info Badge-Nummer nicht mehr aktualisiert.

• Wenn Du die APP allerdings „nur“ beendet hast – ohne Abmeldung – wird die Info Badge-Anzeige weiter aktualisiert.

• Wenn das Handy neu gestartet wird, wird die Nummer weiter aktualisiert.

Unter Hilfe findest Du unsere FAQ und unser Supportformular. Die FAQs sollen Dir zum einen bei einfachen Problemstellungen und Fragen helfen. Über das Supportformular kannst Du uns technische oder fachliche Rückfragen übermitteln.

Die Versionsnummer findest Du unter Hilfe unten mittig. Diese ist u.a. wichtig, wenn Du einen Supportfall melden möchtest. Diese Angabe ist relevant, um zu prüfen, ob Du die aktuelle Version auf Deinem Device installiert hast.