Betriebsrat muss beim Thema Digitalisierung nicht zum Gegenspieler werden

Grundlage für die Einbindung des Betriebsrats

Die Digitalisierung bietet Chancen. Sie bringt aber auch Herausforderungen mit sich. So stehen im Mittelpunkt der Diskussionen zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat Angehörigen oft die Befürchtung von Personalabbau, Überwachungsabsichten und Datenschutzthemen. Man kann ihnen daher nicht verdenken, dass sie bei sämtlicher Softwareeinführung und -änderung mitsprechen möchten.

Grundlage bietet § 87 Abs.1 Nr. 6 BetrVG. Der Betriebsrat hat bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die für die Überwachung von Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmenden bestimmt sind, ein Mitbestimmungsrecht. Auch § 90 BetrVG wird häufig aufgezeigt. Er legt fest, dass der Arbeitgeber die Angehörigen des Betriebsrats über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen, sowie von Arbeitsplätzen zu unterrichten hat.

Betriebsrat als Führsprecher der Digitalisierung von HR-Prozessen

Digitalisierung dient der Verbesserung bestehender betrieblicher Abläufe. Es soll Arbeitskräfte freimachen, die an anderer Stelle eingesetzt werden. Es dient nicht dem Wegrationalisieren. Laut einer Böckler-Studie glauben viele Betriebsräte, dass Digitalisierung den Beschäftigten mehr Möglichkeiten gibt, eigenverantwortlich zu arbeiten. Eine vollständige Digitalisierung von komplexen Fertigungsprozessen wird auf absehbarere Zeit nicht machbar sein. „Deswegen halten die Betriebe am Leitbild qualifizierter Facharbeit fest und werten in der Tendenz die Tätigkeiten qualifikatorisch und organisatorisch auf“, so die Autoren.

Bei der elektronischen Zustellung der Entgeltabrechnung und der Digitalisierung von mitarbeiterbezogenen Prozessen mit dem bitkasten brauchen Arbeitgeber keine Bedenken haben.

  • Es gibt kein umfangreiches, zeit- und kostenintensives IT-Projekt.
  • Es werden alle rechtlichen Anforderungen inkl. dem Datenschutz eingehalten.
  • Wir bieten Trainings für Mitarbeitende.
  • Der Onboarding Prozess ist transparent.
  • Kommunikation an Mitarbeitende wird abgestimmt.

Sie brauchen nicht zu befürchten, dass Angehörige des Betriebsrats dem Ganzen einen Riegel vorschiebt oder sich Mitarbeitende „abgehängt“ fühlen. Dennoch raten wir zu einem frühzeitigen Gespräch mit der Arbeitnehmervertretung. Binden Sie diesen bei Ihrem Vorhaben von Beginn an mit ein. Informieren Sie über die Vorteile u.a. durch den Wegfall von Streuverlusten und eine verbesserte Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden – auch die gewerblichen ohne E-Mail-Adresse und Intranet-Zugang.

Von dieser Verbesserung kann auch die Arbeitnehmervertretung mit seiner Kommunikation an die Belegschaft profitieren. Weitere Vorteile sind Einsparungen bei Prozesskosten und die Unterstützung der Nachhaltigkeitsstrategie. Aspekte, die begrüßt werden.

Elektronische Zustellung von Gehaltsabrechnungen mit dem bitkasten – Scheuen Sie nicht das Gespräch mit dem Betriebsrat

Elektronische Zustellung – vollkommen DSGVO-konform

Die Entgeltabrechnung enthält viele sensible Daten, die einen besonderen Augenmerk beim Datenschutz bedingen. Die rechtliche Grundlage bietet das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Hier ist der Gesetzgeber sehr eindeutig – bei der elektronischen Übertragung oder Speicherung auf Datenträgern müssen personenbezogene Daten so geschützt werden, dass sie von unbefugten Dritten nicht gelesen, kopiert, bearbeitet oder gelöscht werden können.

Die Zustellung und der Informationsaustausch im bitkasten erfolgt digital in einer DSGVO-konformen Umgebung – ganz ohne unsichere E-Mail oder Scan-Dienstleistung. Wir betreiben unsere Rechenzentren in Deutschland. Sie erfüllen die nationalen und internationalen Compliance Standards wie ISO 27001.

Wahrung der geforderten Textform

Gemäß § 108 der Gewerbeordnung ist dem Arbeitnehmer die Abrechnung in Textform zu erteilen. Eine Verpflichtung, Mitarbeitende die Entgeltabrechnung in Papierform zuzustellen, gibt es nicht. Die elektronische Zustellung über den bitkasten erfolgt als PDF. Dieses Format ist unkritisch, da es problemlos gedruckt werden kann.

Personenbezogenen Daten bleiben unberührt

Die digitale Zustellung erfolgt anhand der Postadresse. Damit werden keine weiteren personenbezogenen Daten benötigt, die ohnehin schon für den postalischen Versand vorhanden sind. Ein Opt-in ist auch nicht notwendig, da wir auf den Versand von E-Mail verzichten.

Technisch gesehen schicken Sie den Druckdatenstrom nicht mehr an den Drucker bzw. eine interne oder externe Druckerei, sondern an den bitkasten. Jeder Mitarbeitende hat einen eigenen digitalen Briefkasten. Anhand der postalischen Adresse wird das Dokument digital zugestellt. Bei der Anmeldung stimmt der Mitarbeitende  der Verwendung seiner Daten zu. Es werden alle Benutzerdaten DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gespeichert.

Wahlmöglichkeit – elektronische oder analoge Zustellung

Wir wissen, dass es immer mal wieder Mitarbeitende gibt, die kein Smartphone oder keinen Internet-Zugang besitzen. Manch einer fühlt sich vielleicht auch unsicher im Umgang mit neuen Technologien. Daher bieten wir neben Trainings auch die Wahlmöglichkeit der Zustellungsform an. Wer die Zustellung auf den klassischen Postweg präferiert, bekommt die Gehaltsabrechnung weiterhin in gedruckter Form. Druck und Versand erfolgen in diesem Fall über den bestehenden Prozess oder über einen unserer Dienstleister. Der Prozess dahinter ist völlig automatisiert und bedarf keinem manuellen Eingriff.

Mit der Wahlmöglichkeit erhalten Sie die Möglichkeit zielgruppenspezifische Lösungen anzubieten und erhöhen so die Akzeptanz und die Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden.

Machen Sie Ihre Mitarbeitenden zu Fans der Digitalisierung

Die Unterstützung der Arbeitnehmervertretung ist die halbe Miete. Gewonnen haben Sie, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden zu Befürwortern machen. Bedenken Sie, der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Veränderungen – egal ob positiv oder negativ – machen uns Menschen zunächst einmal Angst. Daher sind eine transparente Kommunikation und die Einbindung der Mitarbeitenden sehr wichtig. Indem Sie Ihre Ziele klar formulieren und die Vorteile aufzeigen, nehmen Sie ihnen die Angst. Der bitkasten bietet jede Menge Vorteile – für die Mitarbeitenden aber auch für die CSR (Corporate Social Responsability) und Nachhaltigkeitsinitiativen des Unternehmens.

Werfen Sie einen Blick auf den Referenzfilm der Deutschen Bahn. Im Mittelpunkt der Unternehmenskommunikation steht der bitkasten als zentrales Mitarbeiterarchiv. Auch das Thema Nachhaltigkeit wird positioniert. Unterstützt wird es zusätzlich durch die Aktion „1.000 Bäume für Ihr Papier“. Im Rahmen der Einführung des bitkasten hat die Deutsche Bahn ausgerufen, 1.000 Bäume für 10.000 Nutzer:innen zu spenden.

Autor: Iris Hagemann

Leiterin Business Development

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